यथासंभव प्रभावी ढंग से संवाद करने के 11 तरीके

हम सभी ने खुद को गलत संचार की अनिश्चित स्थिति में पाया है। जिस संदेश को आपने बताने की कोशिश की है, वह अस्पष्ट और अव्यवस्थित लगता है; आपके द्वारा किया गया ईमेल शब्दशः है और उसे समझना मुश्किल है।

हम मानते हैं कि जो संदेश हम डिलीवर करते हैं, वह सटीक संदेश है जो प्राप्त हुआ है, लेकिन ऐसा बिल्कुल नहीं है। पिछले कुछ वर्षों में जब तकनीक का आधुनिकीकरण हुआ है, हम एक दूसरे के साथ सही तरीके से संवाद करने के तरीके के बारे में समझने की मात्र कमी महसूस कर रहे हैं।

तकनीक ने हमारे संवाद करने के तरीके को कैसे प्रभावित किया है?

नवीनतम उपकरण और तकनीकी विकास आज हमारी उंगलियों पर हैं, और यह इन तरीकों के माध्यम से है कि हम और अधिक तेज़ी से संदेश भेज सकते हैं.

हालांकि, ऐसी दुनिया में जहां हम प्रौद्योगिकी माध्यमों और सोशल मीडिया के माध्यम से कुछ ही सेकंड में संवाद करने में सक्षम हैं, हमने दूसरों के साथ स्पष्ट और कुशल तरीके से संवाद करने की अपनी क्षमता से संपर्क खो दिया है।

हम सोशल ऐप और मैसेजिंग आउटलेट्स की सहजता और सरलता पर भरोसा करते हैं, जो हमें त्वरित संदेश भेजने की अनुमति देते हैं जो संक्षिप्त हो सकते हैं लेकिन उनमें सार की कमी होती है.

प्रौद्योगिकी संचार की दर को बहुत तेज कर देती है, लेकिन स्पष्टता और जानकारी की कमी के कारण गलत संचार की गुंजाइश पैदा होती है।

क्या होता है जब गलत संचार होता है?

जब कोई संदेश डिलीवरी प्रक्रिया के माध्यम से अपनी प्रभावशीलता खो देता है, तो रिसीवर संदेश को उन तरीकों से संसाधित कर सकता है जो प्रेषक द्वारा अनपेक्षित थे.

एक संदेश जो तिरछा होता है, वह रिसीवर को क्रोधित, दुखी, परेशान, उत्तेजित, चिंतित या किसी भी नकारात्मक भावना का कारण बन सकता है, जो अस्पष्ट संदेश का सामना करने के परिणामस्वरूप हो सकता है.

हम प्रभावी ढंग से कैसे संवाद करते हैं?

प्रभावी होने के लिए, संचार का अभ्यास, स्पष्ट, संक्षिप्त और आत्मविश्वास से किया जाना चाहिए।

यह सुनिश्चित करने के 11 तरीके यहां दिए गए हैं कि आपका संचार यथासंभव प्रभावी हो।

1। जानें कि आप किस संदेश को पार करने की कोशिश कर रहे हैं

संदेश भेजते समय, यह ज़रूरी है कि आपको ठीक-ठीक पता हो कि आप क्या कहना चाह रहे हैं। चाहे आप किसी दोस्त से कॉफ़ी लेने के लिए कह रहे हों या आप अपने बॉस से पैसे कमाने के लिए कह रहे हों, आपको अपने इरादे के बारे में पूरी जानकारी होनी चाहिए, ताकि यह स्पष्ट रूप से बताया जा सके।

यदि आप उन्हें कुछ सर्वोपरि बताने के लिए अपने दोस्त के साथ कॉफ़ी डेट की योजना बना रहे हैं, तो यह आपके द्वारा वितरित किए जा रहे संदेश का लहजा होना चाहिए। उन्हें इस बात से अवगत कराया जाना चाहिए कि मुलाक़ात का एक कारण है, इसलिए अगर वे हल्की-फुल्की बकवास की उम्मीद कर रहे हैं, तो वे गहरी बातचीत से अंधे नहीं हो जाते हैं।

अपने बॉस से वेतन वृद्धि के लिए कहते समय, उन्हें इसकी सूचना दी जानी चाहिए। उन्हें पता होना चाहिए कि वृद्धि आपकी बातचीत का कारण है, या कम से कम, उन्हें पता होना चाहिए कि आप किसी महत्वपूर्ण बात पर चर्चा करना चाहते हैं; जब आप शुरू में बातचीत करने के बारे में चर्चा करते हैं तो इसका उल्लेख किया जाना चाहिए.

2। आँख से संपर्क करें

नेत्र संपर्क मजबूत संचार की नींव है। यह विश्वसनीयता, आत्मविश्वास और ईमानदारी को स्थापित करता है।

यदि आप लगातार उस व्यक्ति से दूर देख रहे हैं जिसके साथ आप बात कर रहे हैं, अपनी आँखों को दूर जाने या भटकने की अनुमति देते हैं, तो वह व्यक्ति आपसे नर्वस और असुविधाजनक वाइब्स उठाएगा। वे इस धारणा के तहत होंगे कि आपका मतलब यह नहीं है कि आप क्या कह रहे हैं, या आपको अपने शब्दों में आत्मविश्वास की कमी है।

जब आप उनसे बात कर रहे हों तो किसी की आंखों में सीधे देखें लेकिन स्वाभाविक रूप से ऐसा करें। आप उन्हें घूरना नहीं चाहते हैं और उन्हें लेज़र फ़ोकस से असहज नहीं करना चाहते हैं, लेकिन आप चाहते हैं कि उन्हें ऐसा लगे कि आप जो कह रहे हैं उस पर आप विश्वास करते हैं।

3। धीरे बोलें और समझाएं

जब आप किसी ऐसे बिंदु के बारे में बात करते हैं, जिसे आप पार करने की कोशिश कर रहे हैं, तो उत्साहित या चिंतित होना आसान होता है, जिससे आपकी डिलीवरी में तेजी आती है और आप अपने शब्दों पर ठोकर खा जाते हैं।

ऐसे तरीके से बोलने के लिए ध्यान और ध्यान की आवश्यकता होती है, जिसे समझना आसान हो। आप स्वाभाविक रूप से तेज़ बात करने वाले हो सकते हैं, आमतौर पर अपनी डिलीवरी पर थोड़ा ध्यान देते हैं। हालांकि, जब आप कोई संदेश देने की कोशिश कर रहे हों, तो आपको लगन से अपनी गति पर शासन करना चाहिए और अपने शब्दों को स्पष्ट रूप से समझाना चाहिए।

तेजी से बोलने की तुलना में स्थिर गति से बोलना अधिक आत्मविश्वास से आता है। यह श्रोता को बेहतर समझने में मदद करता है; वे आपके संदेश की उस तरह व्याख्या करने की अधिक संभावना रखते हैं जिस तरह से आप इसे प्राप्त करना चाहते हैं।

4। सुनने के सक्रिय कौशल का उपयोग करें

बातचीत में, आप न केवल अपना संदेश डिलीवर कर रहे हैं, बल्कि आपको इसमें शामिल अन्य व्यक्ति से एक और संदेश प्राप्त हो रहा है। जैसे आप अपने विचारों को लोगों तक पहुँचाने की कोशिश कर रहे हैं, वैसे ही दूसरा व्यक्ति भी है; वे समय निकालकर आपकी बात सुनते हैं और इसका जवाब देना चाहिए.

ठीक से संवाद करने के लिए आपको सक्रिय और चिंतनशील सुनने के कौशल का उपयोग करना चाहिए। व्यक्ति को अपना संदेश देने दें और उन्हें दिखाएं कि आप उनकी बातों को आत्मसात कर रहे हैं।

आंखों से संपर्क करें, अपना सिर हिलाएं, जरूरत पड़ने पर संबंधित अभिव्यक्ति दिखाएं। जब आप किसी को यह बताने की कोशिश कर रहे हों कि आप वास्तव में उनके संदेश पर ध्यान दे रहे हैं, तो इसका लाभ उठाने के लिए ये सरल सुझाव हैं।

न केवल सक्रिय रूप से सुनना प्रभावी है, बल्कि यह सम्मानजनक भी है। इससे जिस व्यक्ति के साथ आप बातचीत कर रहे हैं, उसके साथ विश्वास और विश्वसनीयता विकसित होगी और बोलने की बारी आने पर आपके संदेश में उनका विश्वास बढ़ेगा।

5। अपना संदेश हाथ से लिखें

कभी-कभी हाथ से लिखे गए संदेश भौतिक वार्तालापों की तुलना में अधिक प्रभावी होते हैं। हाथ से लिखा गया नोट आपको यह सोचने में अधिक समय बिताने की अनुमति देता है कि आप नोट प्राप्त करने वाले व्यक्ति तक क्या पहुँचाना चाहते हैं।

पत्र लिखते समय, आप उन्हें भेजने से पहले अपने शब्दों पर विचार कर सकते हैं। आप अपनी शब्दावली को संपादित कर सकते हैं ताकि इसे अधिक प्रभावी तरीके से तैयार किया जा सके। आप मिटा सकते हैं और पूर्ववत कर सकते हैं, संशोधित कर सकते हैं और सही कर सकते हैं, और अपने संदेश के वाक्यांशों पर उचित ध्यान और ध्यान दे सकते हैं।

भले ही लिखित संदेश टोन और इन्फ्लेक्शन का उपयोग करने की अनुमति नहीं देते हैं, लेकिन वे आपको अपने संदेश को सबसे स्पष्ट और सबसे प्रभावी तरीके से क्यूरेट करने के लिए अधिक समय और अवसर प्रदान करते हैं.

6। आमने-सामने मीटिंग शेड्यूल करें

कुछ संदेशों में आमने-सामने बातचीत की आवश्यकता होती है। जब अपनी पसंद का माध्यम चुनने की बात आती है, तो अपने सबसे अच्छे निर्णय का उपयोग करें, और जब उपयुक्त हो, तो फ़्लिप्टली टेक्स्ट संदेश भेजने के बजाय अपने संदेश को व्यक्तिगत रूप से बातचीत के लिए सहेजें।

किसी के साथ आमने-सामने बात करने से उन्हें पता चलता है कि आप जो संदेश भेज रहे हैं वह उच्च प्राथमिकता है। जब आज हमारे पास डिलीवरी के बहुत सारे तरीके हैं, तो किसी तकनीकी तरीके से बातचीत करने का विकल्प चुनने से दूसरे व्यक्ति को पता चलता है कि संदेश कितना ज़रूरी है।

उस व्यक्ति के साथ मीटिंग शेड्यूल करने के लिए समय निकालें, जिसके साथ आप बात करना चाहते हैं, और इससे आप वांछित मोड़ और टोन इंजेक्ट करने की क्षमता के साथ आत्मविश्वास से अपना संदेश वितरित कर सकेंगे.

7। वीडियो संदेश भेजें

ऐसे कई संदेश हैं जिन्हें टेक्स्ट, डायरेक्ट मैसेज या किसी सोशल मीडिया ऐप के जरिए भेजा जा सकता है। हालांकि, कुछ संदेश आवाज़ के लायक होते हैं और वे वीडियो संदेश की गारंटी देते हैं.

यदि आप व्यक्तिगत रूप से वांछित बातचीत करने में असमर्थ हैं, तो उस व्यक्ति से बात करते हुए अपना एक वीडियो रिकॉर्ड करें, जिसे आप अपना संदेश देना चाहते हैं.

प्रसव की इस पद्धति के कुछ लाभ हैं। अगर आप कोई गलती करते हैं, तो आप वीडियो को हटा सकते हैं और फिर से शुरू कर सकते हैं। आपके पास ख़ुद को तैयार करने का समय है, और ज़रूरत पड़ने पर, आप कैमरे की नज़र से बाहर अपने सामने नोटकार्ड रख सकते हैं। आपको बाधित होने के बारे में भी चिंता करने की ज़रूरत नहीं है।

वीडियो संदेश भेजना आमने-सामने की बातचीत का एक प्रभावी विकल्प है, जिससे आप ट्रांसक्रिप्ट किए गए संदेश के परिणामस्वरूप होने वाली सामान्य गलत संचार के बारे में चिंता किए बिना अपने संदेश को मौखिक रूप से बता सकते हैं.

8। व्याकरण और विराम चिह्न पर ब्रश अप करें

जब कोई संदेश व्याकरण संबंधी त्रुटियों, गलत वर्तनी और टाइपो के साथ छिड़का जाता है, तो सही अर्थ को समझना बहुत मुश्किल होता है।

त्रुटियां अक्सर अस्पष्टता का कारण बनती हैं। जब खराब व्याकरण और विराम चिह्न के कारण कोई संदेश अस्पष्ट होता है, तो प्राप्तकर्ता को अपने स्वयं के ज्ञान और समझ के साथ संदेश की व्याख्या करने का प्रयास करना चाहिए। इससे ग़लतफ़हमी और ग़लतफ़हमी हो सकती है।

लिखित संदेशों को स्पष्ट रूप से पढ़ने की आवश्यकता है। रिसीवर को भेजने से पहले आपको अपने संदेश को प्रूफरीड करने और उसमें उचित संशोधन करने के लिए आवश्यक समय निकालना चाहिए।

अपने विचारों और शब्दों को भेजने से पहले उन्हें संपादित करके संचार में त्रुटि के लिए जगह निकालें.

9। आत्मविश्वास से भरी बॉडी लैंग्वेज इस्तेमाल करें

यदि आप झुके हुए हैं या फिसले हुए तरीके से बैठे हैं, तो यह गंभीरता की कमी को दर्शाता है। श्रोता को यह प्रतीत होता है कि आपके शब्दों का आपके लिए बहुत महत्व नहीं है, और संदेश की व्याख्या अभावपूर्ण के रूप में की जा सकती है।

आप ऐसे तरीके से खड़े होना या बैठना चाहते हैं, जो क्षमता को बढ़ाए और विश्वास और ईमानदारी प्रदर्शित करे। यदि आप आत्मविश्वास से भरी बॉडी लैंग्वेज का उपयोग कर रहे हैं, तो आपका संदेश प्राप्त करने वाला व्यक्ति इस पर विश्वास करने के लिए अधिक इच्छुक होता है।

आत्मविश्वास से भरी बॉडी लैंग्वेज किसी के चरित्र और सत्यनिष्ठा में अधिक विश्वास पैदा करती है। ये ऐसी विशेषताएँ हैं जो प्रभावी संचार के लिए अनिवार्य हैं और यदि वे मौजूद हैं, तो वे आपके संदेश की ताकत और सार का निर्माण करेंगी।

10। बाहरी भाषा को काटें

जब यह बहुत अधिक चिंताजनक हो तो संचार गड़बड़ हो सकता है। चाहे आप अपना संदेश व्यक्तिगत रूप से दे रहे हों या किसी लिखित माध्यम से, आपको बाहरी भाषा से बचने की पूरी कोशिश करनी चाहिए।

अपने वाक्यांशों को सरल रखें और उन शब्दों का उपयोग करें जो व्यापक रूप से ज्ञात और समझे जाते हैं। आप भ्रम से दूर रहना चाहते हैं और अनिश्चितता को दूर करना चाहते हैं.

कम से कम शब्दों को बनाए रखने से रिसीवर को पता चलता है कि आप एक निश्चित बिंदु को पार करने की कोशिश कर रहे हैं। आप सहायक शब्द नहीं जोड़ रहे हैं जो बस आपके संदेश की लंबाई को बढ़ाता है, लेकिन आप अपने वाक्यांश को स्पष्ट और संक्षिप्त रख रहे हैं। इससे आपके संदेश की व्याख्या में किसी भी तरह की समझ की कमी दूर हो जाती है।

11। सीधे मुद्दे पर पहुंचें

यदि आपके पास एक बिंदु है जिसे आप बनाने की कोशिश कर रहे हैं, तो चिंता न करें। हो सकता है कि थोड़ी सी बात करके शुरुआत करें, लेकिन इसके अलावा, मुद्दे पर पहुँचें।

यदि आप अपने संदेश में उपाख्यानों, अनावश्यक कहानियों, या बहुत सारी बातों को जोड़ते हैं, तो श्रोता शायद यह मान लेगा कि आप उतने गंभीर नहीं हैं जितना आप वास्तव में कर सकते हैं। अगर आप अपने संदेश के मुख्य विचार के इर्द-गिर्द नाच रहे हैं, तो आप स्पष्ट नहीं हो रहे हैं। आप अनावश्यक गलतफहमी जोड़ रहे हैं।

अपने संदेश में संक्षिप्त रहें। इसे सही रखें, अपने आप को उस विषय से भटकने न दें, और पूरक बातचीत को न्यूनतम रखें। यह आपके संदेश के बिंदु से ध्यान भटकाता है, और आपको अपने संदेश को संक्षिप्त और संक्षिप्त रखने की पूरी कोशिश करनी चाहिए।

इन 11 युक्तियों को ध्यान में रखते हुए, आप आत्मविश्वास से संवाद करने के अपने अगले अवसर में प्रवेश कर सकते हैं। अपने लाभ के लिए इन उपकरणों का उपयोग करें, और आपके संदेश यथासंभव कुशलता से वितरित किए जाएंगे।