Ci siamo trovati tutti nella precaria situazione di problemi di comunicazione. Un messaggio che hai cercato di trasmettere appare oscuro e disorganizzato; un'email che hai inviato è prolissa e difficile da decifrare.
Partiamo dal presupposto che il messaggio che consegniamo sia esattamente il messaggio ricevuto, ma semplicemente non è così. Nel corso degli anni, con la modernizzazione della tecnologia, siamo arrivati a una mera mancanza di comprensione su come comunicare correttamente tra di noi.
In che modo la tecnologia ha influito sul modo in cui comunichiamo?
I dispositivi più recenti e i progressi tecnologici sono a portata di mano oggi, ed è attraverso questi metodi che siamo in grado di inviare messaggi molto più rapidamente.
Tuttavia, in un mondo in cui siamo in grado di comunicare in pochi secondi attraverso mezzi tecnologici e social media, abbiamo perso il contatto con la nostra capacità di comunicare con gli altri in modi chiari ed efficienti.
Ci affidiamo alla facilità e alla semplicità delle app social e dei mezzi di messaggistica che ci consentono di inviare messaggi rapidi che possono essere concisi ma privi di sostanza.
La tecnologia rende la velocità di comunicazione molto più rapida, ma lascia spazio alla mancanza di chiarezza e informazione, con conseguenti problemi di comunicazione.
Cosa succede in caso di problemi di comunicazione?
Quando un messaggio perde la sua efficacia durante il processo di consegna, il destinatario può elaborare il messaggio in modi non previsti dal mittente.
Un messaggio distorto può causare rabbia, tristezza, turbamento, agitazione, ansia o qualsiasi altra emozione negativa che può derivare dall'incontro con un messaggio poco chiaro.
Come comunichiamo in modo efficace?
Per essere efficace, la comunicazione deve essere pratica, chiara, concisa e sicura.
Ecco 11 modi per garantire che la tua comunicazione sia il più efficace possibile.
1. Scopri quale messaggio stai cercando di trasmettere
Quando si invia un messaggio, è fondamentale che tu sappia esattamente cosa stai cercando di dire. Che tu stia semplicemente chiedendo a un amico di prendere un caffè o che tu stia chiedendo un aumento al tuo capo, devi essere pienamente consapevole della tua intenzione in modo che venga comunicata chiaramente.
Se stai programmando un appuntamento al caffè con il tuo amico per dirgli qualcosa di fondamentale, questo dovrebbe essere il tono del messaggio che stai trasmettendo. Dovrebbero essere consapevoli che c'è un motivo per cui si incontrano, in modo che non siano presi alla sprovvista da una conversazione profonda se si aspettano chiacchiere spensierate.
Quando chiedi un aumento al tuo capo, dovrebbe esserne informato. Dovrebbero sapere che l'aumento è il motivo della vostra conversazione o, per lo meno, dovrebbero sapere che volete discutere di qualcosa di importante; dovrebbe essere menzionato quando inizialmente discutete della conversazione.
2. Stabilire un contatto visivo
Il contatto visivo è il fondamento di una comunicazione forte. Stabilisce credibilità, fiducia e onestà.
Se distogli costantemente lo sguardo dalla persona con cui stai parlando, permettendo ai tuoi occhi di guizzarsi o vagare, la persona percepirà vibrazioni nervose e scomode da te. Avranno l'impressione che tu non intenda davvero quello che stai dicendo o che non hai fiducia nelle tue parole.
Guarda qualcuno direttamente negli occhi quando parli con lui, ma fallo in modo naturale. Non vuoi fissarli e metterli a disagio con la messa a fuoco laser, ma vuoi che si sentano come se credessi in quello che stai dicendo.
3. Parla lentamente ed enuncia
Quando parli con qualcuno di un argomento che stai cercando di far capire, è facile emozionarsi o diventare ansiosi, il che accelera la consegna e ti fa inciampare sulle parole.
Ci vogliono concentrazione e attenzione per parlare in un modo facile da capire. Potresti essere un oratore naturalmente veloce, che di solito presti poca attenzione alla consegna. Tuttavia, quando stai cercando di trasmettere un messaggio, devi controllare diligentemente la tua velocità ed enunciare le tue parole in modo chiaro.
Parlare a un ritmo costante è più sicuro che parlare velocemente. Ciò favorisce una migliore comprensione da parte dell'ascoltatore; è più probabile che interpreti il tuo messaggio nel modo in cui intendi che venga ricevuto.
4. Usa capacità di ascolto attivo
In una conversazione, non stai solo consegnando il tuo messaggio, ma stai ricevendo un altro messaggio dall'altra persona coinvolta. Proprio come stai cercando di far passare i tuoi pensieri, così è l'altra persona; si prende del tempo per ascoltarti e questo deve essere ricambiato.
È necessario utilizzare capacità di ascolto attivo e riflessivo per comunicare correttamente. Consenti alla persona di trasmettere il suo messaggio e mostragli che stai assorbendo ciò che sta dicendo.
Stabilisci un contatto visivo, annuisci con la testa, mostra un'espressione preoccupata quando necessario. Questi sono semplici consigli da sfruttare quando cerchi di comunicare a qualcuno che stai veramente prestando attenzione al suo messaggio.
L'ascolto attivo non è solo efficace, ma è anche rispettoso. Ciò svilupperà fiducia e credibilità con la persona con cui interagisci e aumenterà la sua fiducia nel tuo messaggio quando è il tuo turno di parlare.
5. Scrivi a mano il tuo messaggio
A volte i messaggi scritti a mano sono più efficaci delle conversazioni fisiche. Una nota scritta a mano ti consente di dedicare più tempo a pensare a cosa vuoi trasmettere alla persona che la riceve.
Quando scrivi una lettera, puoi riflettere sulle tue parole prima di inviarle. Puoi modificare la tua verbosità per renderla più efficace. Puoi cancellare e annullare, rivedere e correggere e dedicare cura e attenzione adeguate alla formulazione del tuo messaggio.
Anche se i messaggi scritti non consentono l'uso di toni e inflessioni, ti offrono più tempo e opportunità per curare il tuo messaggio nel modo più chiaro ed efficace possibile.
6. Pianifica una riunione faccia a faccia
Alcuni messaggi richiedono una conversazione faccia a faccia. Usa il tuo buon senso quando si tratta di selezionare il mezzo di comunicazione preferito e, se del caso, salva il messaggio per un'interazione di persona invece di inviare un messaggio di testo in modo irriverente.
Parlare faccia a faccia con qualcuno fa sapere loro che il messaggio che stai inviando è una priorità assoluta. Con così tanti metodi di consegna a nostra disposizione oggi, optare per un'interazione fisica rispetto a una tecnologica dimostra all'altra persona esattamente quanto sia imperativo il messaggio.
Prenditi il tempo necessario per fissare un incontro con la persona con cui intendi parlare, e questo ti consentirà di trasmettere il tuo messaggio con sicurezza e la capacità di iniettare l'inflessione e il tono desiderati.
7. Inviare un videomessaggio
Ci sono molti messaggi che possono essere inviati tramite SMS, messaggio diretto o tramite qualsiasi app di social media. Tuttavia, alcuni messaggi meritano una voce e giustificano un videomessaggio.
Se non riesci ad avere la conversazione desiderata di persona, registra un video in cui parli con la persona a cui vuoi consegnare il tuo messaggio.
Questo metodo di consegna offre alcuni vantaggi. Se commetti un errore, puoi eliminare il video e ricominciare da capo. Hai tempo per prepararti e, se necessario, puoi avere dei bigliettini davanti a te, lontani dalla vista della telecamera. Inoltre, non devi preoccuparti di essere interrotto.
L'invio di un videomessaggio è un'alternativa efficace a una conversazione faccia a faccia, che consente di verbalizzare il messaggio senza doversi preoccupare dei comuni problemi di comunicazione derivanti da un messaggio trascritto.
8. Migliora la grammatica e la punteggiatura
Quando un messaggio è pieno di errori grammaticali, ortografici e refusi, è molto più difficile decifrarne il vero significato.
Gli errori spesso portano all'ambiguità. Quando un messaggio non è chiaro a causa di una grammatica e di una punteggiatura scadenti, il destinatario deve tentare di interpretare il messaggio da solo, con la propria conoscenza e comprensione. Ciò consente interpretazioni e idee sbagliate.
I messaggi scritti devono essere letti chiaramente. È necessario dedicare il tempo necessario per correggere le bozze e apportare le modifiche appropriate al messaggio prima di inviarlo al destinatario.
Elimina il margine di errore nella comunicazione modificando i tuoi pensieri e le tue parole prima di inviarli.
9. Usa un linguaggio del corpo sicuro
Se sei piegato o seduto in modo accasciato, questo trasmette una mancanza di serietà. All'ascoltatore sembra che le tue parole non abbiano molta importanza per te e che il messaggio può essere interpretato come poco adaisico.
Vuoi stare in piedi o seduto in un modo che trasuda competenza e dimostri fiducia e onestà. Se usi un linguaggio del corpo sicuro, la persona che riceve il tuo messaggio è più incline a crederci.
Un linguaggio del corpo sicuro produce una maggiore fiducia nel proprio carattere e nella propria integrità. Queste sono caratteristiche indispensabili per una comunicazione efficace e, se presenti, rafforzeranno la forza e la sostanza del tuo messaggio.
10. Elimina il linguaggio estraneo
La comunicazione può diventare complicata quando è troppo prolissa. Che tu stia consegnando il tuo messaggio di persona o tramite un mezzo scritto, dovresti fare del tuo meglio per evitare un linguaggio estraneo.
Mantieni le tue frasi semplici e usa parole ampiamente conosciute e comprese. Vuoi evitare la confusione e aggirare l'incertezza.
Mantenere un linguaggio minimo mostra al destinatario che stai cercando di far capire un certo punto. Non stai aggiungendo verbosità ausiliarie che si limitano ad aumentare la lunghezza del messaggio, ma stai mantenendo una formulazione chiara e concisa. In questo modo si elimina qualsiasi mancanza di comprensione nell'interpretazione del messaggio.
11. Andiamo dritti al dunque
Se hai un punto che stai cercando di far valere, non girovagare per l'aia. Forse inizia con una chiacchierata, ma a parte questo, vai al dunque.
Se aggiungi aneddoti al tuo messaggio, storie inutili o un mucchio di sciocchezze, molto probabilmente l'ascoltatore presumerà che tu non sia così serio come forse in realtà. Se stai basandoti sull'idea principale del tuo messaggio, non sei chiaro. Stai aggiungendo un'inutile oscurità.
Sii conciso nel tuo messaggio. Sii puntuale, non lasciarti allontanare dall'argomento in questione e riduci al minimo le conversazioni supplementari. Questo distrae dal senso del messaggio e dovresti fare del tuo meglio per mantenerlo breve e conciso.
Con questi 11 consigli in mente, puoi avventurarti con sicurezza nella tua prossima opportunità di comunicazione. Usa questi dispositivi a tuo vantaggio e i tuoi messaggi verranno recapitati nel modo più efficiente possibile.
Qualcun altro si sente in colpa per il multitasking durante le videochiamate? Questi suggerimenti mi ricordano di concentrarmi di più sulla conversazione.
Il consiglio sulla grammatica è fondamentale. Niente mina la credibilità più velocemente di una scarsa ortografia e grammatica nella comunicazione professionale.
Punto interessante sul linguaggio del corpo. Non mi ero mai reso conto di quanto la mia postura potesse influenzare il modo in cui gli altri ricevono il mio messaggio.
Il suggerimento del messaggio video è interessante. Non avevo mai pensato di usarlo come via di mezzo tra i messaggi di testo e gli incontri faccia a faccia.
In realtà, trovo le note scritte a mano più significative. Dimostrano che ti sei preso il tempo per considerare attentamente le tue parole. Scrivo ancora biglietti di ringraziamento a mano.
Non sono d'accordo con il suggerimento della scrittura a mano. Nell'era digitale di oggi, sembra impraticabile. La maggior parte delle persone preferisce una comunicazione digitale rapida.
Il punto sul contatto visivo risuona fortemente in me. A volte mi ritrovo a guardare il telefono anche durante le conversazioni di persona. Devo lavorarci su.
Articolo davvero perspicace sulla comunicazione efficace. Ho notato che la mia stessa comunicazione ha risentito da quando mi affido così tanto a messaggi di testo rapidi e ai social media.
