Wszyscy znaleźliśmy się w niepewnej sytuacji nieporozumień. Wiadomość, którą próbowałeś przekazać, jest mroczna i niezorganizowana; wiadomość e-mail, którą przeprowadziłeś, jest słowna i trudna do rozszyfrowania.
Zakład@@ amy, że wiadomość, którą dostarczamy, jest dokładną wiadomością, którą otrzymujemy, ale tak po prostu nie jest. Z biegiem lat, gdy technologia się unowocześniała, doszliśmy do stanu, w którym uzyskaliśmy zwykły brak zrozumienia, jak właściwie komunikować się ze sobą.
Jak technologia wpłynęła na sposób, w jaki komunikujemy się?
Najnowsze urządzenia i postęp technologiczny są dziś na wyciągnięcie ręki i dzięki tym metodom jesteśmy w stanie wysyłać wiadomości znacznie szybciej.
Jednak w świecie, w którym jesteśmy w stanie komunikować się w ciągu kilku sekund za pośrednictwem mediów technologicznych i mediów społecznościowych, straciliśmy kontakt z naszą zdolnością komunikowania się z innymi w sposób jasny i skuteczny.
Polegamy na łatwości i prostocie aplikacji społecznościowych i komunikatorów, które pozwalają nam wysyłać szybkie wiadomości, które mogą być zwięzłe, ale brakuje im treści.
Technologia sprawia, że tempo komunikacji jest znacznie szybsze, ale daje miejsce na brak jasności i informacji, co prowadzi do błędnej komunikacji.
Co się dzieje, gdy dochodzi do nieporozumień?
Gdy wiadomość traci swoją skuteczność w procesie dostarczania, odbiorca może przetworzyć wiadomość w sposób niezamierzony przez nadawcę.
Przekaz, który jest wypaczony, może spowodować, że odbiorca stanie się zły, smutny, zdenerwowany, poruszony, niespokojny lub jakiekolwiek negatywne emocje, które mogą wynikać z napotkania niejasnej wiadomości.
Jak skutecznie się komunikujemy?
Aby komunikacja była skuteczna, musi być praktykowana, jasna, zwięzła i pewna siebie.
Oto 11 sposobów, aby Twoja komunikacja była jak najbardziej skuteczna.
1. Dowiedz się, jaką wiadomość próbujesz przekazać
Wysyłając wiadomość, konieczne jest, abyś dokładnie wiedział, co próbujesz powiedzieć. Niezależnie od tego, czy po prostu prosisz znajomego o napicie kawy, czy prosisz szefa o podwyżkę, musisz być w pełni świadomy swojego zamiaru, aby było to jasno przekazane.
Jeśli planujesz randkę na kawę ze swoim przyjacielem, aby powiedzieć mu coś najważniejszego, taki powinien być ton przekazanej wiadomości. Powinni być świadomi, że istnieje powód spotkania, więc nie są zaskoczeni głęboką rozmową, jeśli spodziewają się beztroskiej rozmowy.
Kiedy prosisz szefa o podwyżkę, powinien zostać o tym poinformowany. Powinni wiedzieć, że podwyżka jest powodem twojej rozmowy, lub przynajmniej, powinni mieć świadomość, że chcesz omówić coś ważnego; należy o tym wspomnieć, gdy początkowo omawiasz rozmowę.
2. Nawiąż kontakt wzrokowy
Kontakt wzrokowy jest podstawą silnej komunikacji. Zapewnia wiarygodność, pewność siebie i uczciwość.
Jeśli ciągle odwracasz wzrok od osoby, z którą rozmawiasz, pozwalając twoim oczom odsunąć się lub wędrować, osoba odbierze od ciebie nerwowe i niewygodne wibracje. Będą mieli wrażenie, że nie masz na myśli tego, co mówisz, lub że brakuje ci zaufania do swoich słów.
Spójrz komuś bezpośrednio w oczy, kiedy z nim rozmawiasz, ale rób to naturalnie. Nie chcesz się na nie wpatrywać i sprawiać, że czują się niekomfortowo dzięki laserowej ostrości, ale chcesz, aby czuli się tak, jakbyś wierzył w to, co mówisz.
3. Mów powoli i wypowiadaj
Rozmawiając z kimś o punkcie, który próbujesz przejść, łatwo jest się podekscytować lub niespokojnie, co przyspiesza dostawę i powoduje, że potkniesz się o swoje słowa.
Mówienie w sposób łatwy do zrozumienia wymaga skupienia i uwagi. Możesz być naturalnie szybkim mówcą, zwykle nie zwracając uwagi na dostawę. Jednakże, kiedy próbujesz przekazać wiadomość, musisz pilnie królować w swojej szybkości i jasno wypowiadać swoje słowa.
Mówienie w stałym tempie pojawia się bardziej pewnie niż szybkie mówienie. Wspiera to lepsze zrozumienie przez słuchacza; jest bardziej prawdopodobne, że zinterpretują Twoją wiadomość w sposób, w jaki zamierzasz ją odebrać.
4. Korzystaj z umiejętności aktywnego słuchania
W rozmowie nie tylko dostarczasz własną wiadomość, ale otrzymujesz kolejną wiadomość od drugiej zaangażowanej osoby. Tak jak próbujesz przekazać swoje myśli, tak samo jest druga osoba; poświęcają czas, aby cię wysłuchać, a to musi być odwzajemnione.
Powinieneś używać aktywnych i refleksyjnych umiejętności słuchania, aby właściwie się komunikować. Pozwól osobie przekazać swoją wiadomość i pokaż jej, że wchłaniasz to, co mówi.
Nawiąż kontakt wzrokowy, kiwaj głową, okazuj zaniepokojony wyraz, gdy zajdzie taka potrzeba. Są to proste wskazówki, z których możesz skorzystać, gdy próbujesz przekazać komuś, że naprawdę zwracasz uwagę na jego przesłanie.
Aktywne słuchanie jest nie tylko skuteczne, ale także pełne szacunku. Rozwinie to zaufanie i wiarygodność osoby, z którą wchodzisz w interakcje, i zwiększy ich wiarę w Twoją wiadomość, gdy nadejdzie Twoja kolej, aby mówić.
5. Odręczne pisanie wiadomości
Czasami odręczne wiadomości są bardziej skuteczne niż rozmowy fizyczne. Odręczne notatki pozwalają spędzić więcej czasu na myśleniu o tym, co chcesz przekazać osobie otrzymującej notatkę.
Pisząc list, możesz zastanowić się nad swoimi słowami przed ich wysłaniem. Możesz edytować swój słownik, aby stworzyć go w bardziej skuteczny sposób. Możesz wymazać i cofnąć, poprawiać i poprawiać, a także poświęcać należytą troskę i uwagę na sformułowanie wiadomości.
Mimo że pisemne wiadomości nie pozwalają na użycie tonu i fleksji, dają Ci więcej czasu i okazji, aby dobrać wiadomość w najczystszy i najbardziej skuteczny możliwy sposób.
6. Umów się na spotkanie twarzą w twarz
Niektóre wiadomości wymagają rozmowy twarzą w twarz. Skorzystaj z najlepszego osądu, jeśli chodzi o wybór wybranego medium, i jeśli to właściwe, zapisz wiadomość do osobistej interakcji zamiast błyskawicznie wysyłać wiadomość tekstową.
Rozmowa z kimś twarzą w twarz pozwala mu wiedzieć, że wysyłana wiadomość ma wysoki priorytet. Kiedy mamy dziś do dyspozycji tak wiele metod dostarczania, wybór interakcji fizycznej zamiast technologicznej pokazuje drugiej osobie dokładnie, jak ważna jest wiadomość.
Poświęć trochę czasu na zaplanowanie spotkania z osobą, z którą zamierzasz porozmawiać, a to pozwoli ci pewnie przekazać wiadomość z możliwością wstrzyknięcia pożądanej przegięcia i tonu.
7. Wyślij wiadomość wideo
Istnieje wiele wiadomości, które można wysyłać SMS-em, wiadomością bezpośrednią lub dowolną aplikacją społecznościową. Jednak niektóre wiadomości zasługują na głos i gwarantują wiadomość wideo.
Jeśli nie możesz przeprowadzić żądanej rozmowy osobiście, nagraj film, na którym rozmawiasz z osobą, do której chcesz dostarczyć wiadomość.
Ta metoda dostawy ma kilka zalet. Jeśli popełnisz błąd, możesz usunąć wideo i zacząć od nowa. Masz czas na przygotowanie się, aw razie potrzeby możesz mieć przed sobą karty notatek poza zasięgiem widzenia kamery. Nie musisz się też martwić, że zostaniesz przerwany.
Wysyłanie wiadomości wideo jest skuteczną alternatywą dla rozmowy twarzą w twarz, umożliwiając werbalizację wiadomości bez martwienia się o powszechną błędną komunikację wynikającą z transkrypcji wiadomości.
8. Zwiększ gramatykę i interpunkcję
Kiedy wiadomość jest posypana błędami gramatycznymi, błędami ortograficznymi i literówkami, o wiele trudniej jest rozszyfrować prawdziwe znaczenie.
Błędy często prowadzą do niejednoznaczności. Gdy wiadomość jest niejasna z powodu złej gramatyki i interpunkcji, odbiorca musi spróbować zinterpretować wiadomość samodzielnie, z własną wiedzą i zrozumieniem. Pozwala to na błędną interpretację i błędne przekonanie.
Pisemne wiadomości muszą być czytane wyraźnie. Musisz poświęcić czas niezbędny na korektę i wprowadzenie odpowiednich poprawek do wiadomości przed wysłaniem jej do odbiorcy.
Usuń miejsce na błędy w komunikacji, edytując swoje myśli i słowa przed ich wysłaniem.
9. Używaj pewnej mowy ciała
Jeśli pochylasz się lub siedzisz w upadku, oznacza to brak powagi. Słuchaczowi wydaje się, że twoje słowa nie mają dla ciebie większego znaczenia, a przesłanie można interpretować jako niechciane.
Chcesz stać lub siedzieć w sposób, który emanuje kompetencjami i wykazuje zaufanie i uczciwość. Jeśli używasz pewnej mowy ciała, osoba otrzymująca wiadomość jest bardziej skłonna w to uwierzyć.
Pewna mowa ciała daje wyższą wiarę w swój charakter i uczciwość. Są to cechy, które są niezbędne dla skutecznej komunikacji i jeśli są obecne, zbudują siłę i treść twojego przesłania.
10. Wytnij obcy język
Komunikacja może stać się bałagana, gdy jest zbyt słówna. Niezależnie od tego, czy przesyłasz wiadomość osobiście, czy za pośrednictwem nośnika pisemnego, powinieneś zrobić wszystko, co w twojej mocy, aby uniknąć obcego języka.
Zachowaj proste zwroty i używaj słów, które są powszechnie znane i zrozumiałe. Chcesz unikać zamieszania i ominąć niepewność.
Utrzymanie minimalnej słowności pokazuje odbiornikowi, że próbujesz uzyskać określony punkt. Nie dodajesz czasowników pomocniczych, które po prostu zwiększają długość wiadomości, ale zachowujesz jasne i zwięzłe wyrażenie. Usuwa to wszelkie braki zrozumienia w interpretacji twojego przesłania.
11. Przejdź od razu do rzeczy
Jeśli masz rację, którą próbujesz wypowiedzieć, nie bij po krzaku. Może zainicjuj małą rozmową, ale poza tym, przejdź do rzeczy.
Jeśli dodasz anegdoty do wiadomości, niepotrzebne historie lub garść puchu, słuchacz najprawdopodobniej założy, że nie jesteś tak poważny, jak w rzeczywistości. Jeśli tańczysz wokół głównej idei swojej wiadomości, nie masz jasności. Dodajesz niepotrzebną mętność.
Bądź zwięzły w swojej wiadomości. Trzymaj to na miejscu, nie pozwól sobie na oddalenie od omawianego tematu i ograniczaj do minimum uzupełniającą rozmowę. To odwraca uwagę od punktu wiadomości, i powinieneś zrobić wszystko, co w twojej mocy, aby Twoja wiadomość była krótka i zwię zła.
Mając na u@@ wadze te 11 wskazówek, możesz śmiało zapuścić się w kolejną okazję do komunikacji. Wykorzystaj te urządzenia na swoją korzyść, a Twoje wiadomości będą dostarczane tak efektywnie, jak to możliwe.
Aktywne słuchanie jest prawdopodobnie najbardziej niedocenianą umiejętnością wymienioną tutaj. Wszyscy jesteśmy tak skupieni na tym, co chcemy powiedzieć w następnej kolejności.
Uważam, że część o usuwaniu zbędnego języka jest szczególnie przydatna w przypadku e-maili służbowych. Mam tendencję do wszystkiego nadmiernie wyjaśniać.
Sugestia dotycząca wiadomości wideo jest interesująca. Nigdy nie myślałem o używaniu jej jako środka pośredniego między SMS-ami a spotkaniami twarzą w twarz.
Właściwie uważam, że odręczne notatki są bardziej znaczące. Pokazują, że poświęciłeś czas na dokładne przemyślenie swoich słów. Nadal piszę podziękowania ręcznie.
Nie zgadzam się z sugestią pisania odręcznego. W dzisiejszej erze cyfrowej wydaje się to niepraktyczne. Większość ludzi preferuje szybką komunikację cyfrową.
Naprawdę wnikliwy artykuł o efektywnej komunikacji. Zauważyłem, że moja własna komunikacja ucierpiała, odkąd tak bardzo polegam na szybkich wiadomościach tekstowych i mediach społecznościowych.
