Tất cả chúng ta đều thấy mình trong tình huống bấp bênh của giao tiếp sai lệch. Một thông điệp mà bạn đã cố gắng truyền đạt trở nên mờ nhạt và vô tổ chức; một email bạn đã thực hiện rất nhiều từ và khó giải mã.
Chúng tôi giả định rằng thông điệp chúng tôi gửi là thông điệp chính xác nhận được, nhưng đơn giản là không phải vậy. Trong những năm qua khi công nghệ hiện đại hóa, chúng ta đã đi đến trạng thái chỉ thiếu hiểu biết về cách giao tiếp đúng đắn với nhau.
Công nghệ đã ảnh hưởng đến cách chúng ta giao tiếp như thế nào?
Các thiết bị mới nhất và tiến bộ công nghệ đang ở ngay trong tầm tay của chúng ta ngày nay, và thông qua những phương pháp này, chúng ta có thể gửi tin nhắn nhanh hơn nhiều.
Tuy nhiên, trong một thế giới mà chúng ta có thể giao tiếp trong vài giây thông qua các phương tiện công nghệ và phương tiện truyền thông xã hội, chúng ta đã mất liên lạc với khả năng giao tiếp với người khác theo những cách rõ ràng và hiệu quả.
Chúng tôi dựa vào sự dễ dàng và đơn giản của các ứng dụng xã hội và các phương tiện nhắn tin cho phép chúng tôi gửi tin nhắn nhanh có thể ngắn gọn nhưng thiếu nội dung.
Công nghệ làm cho tốc độ giao tiếp nhanh hơn nhiều, nhưng cung cấp chỗ cho sự thiếu rõ ràng và thông tin, dẫn đến thông tin sai lệch.
Điều gì xảy ra khi thông tin sai lệch xảy ra?
Khi một tin nhắn mất hiệu quả thông qua quá trình phân phối, người nhận có thể xử lý tin nhắn theo những cách mà người gửi không mong muốn.
Một thông điệp bị lệch có thể khiến người nhận trở nên tức giận, buồn bã, buồn bã, kích động, lo lắng hoặc bất kỳ cảm xúc tiêu cực nào có thể xảy ra khi gặp phải một thông điệp không rõ ràng.
Làm thế nào để chúng ta giao tiếp hiệu quả?
Để có hiệu quả, giao tiếp phải được thực hành, rõ ràng, súc tích và tự tin.
Dưới đây là 11 cách để đảm bảo giao tiếp của bạn hiệu quả nhất có thể.
1. Biết thông điệp bạn đang cố gắng truyền đạt
Khi gửi tin nhắn, điều bắt buộc là bạn phải biết chính xác những gì bạn đang cố gắng nói. Cho dù bạn chỉ đơn giản là yêu cầu một người bạn uống cà phê hay bạn đang yêu cầu sếp tăng lương, bạn cần nhận thức đầy đủ về ý định của mình để nó sẽ được truyền đạt rõ ràng.
Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một buổi hẹn hò cà phê với bạn bè của mình để nói với họ điều gì đó tối quan trọng, đó phải là giọng điệu của thông điệp bạn đang gửi đến. Họ nên nhận thức được rằng có một lý do cho cuộc họp mặt, vì vậy họ không bị mù quáng bởi một cuộc trò chuyện sâu sắc nếu họ đang mong đợi những cuộc trò chuyện nhẹ nhàng.
Khi yêu cầu sếp của bạn tăng lương, anh ấy hoặc cô ấy nên được thông báo về điều này. Họ nên biết việc tăng lương là lý do cho cuộc trò chuyện của bạn, hoặc ít nhất, họ nên biết rằng bạn muốn thảo luận về điều gì đó quan trọng; điều đó nên được đề cập khi bạn thảo luận ban đầu về việc trò chuyện.
2. Giao tiếp bằng mắt
Giao tiếp bằng mắt là nền tảng của giao tiếp mạnh mẽ. Nó thiết lập uy tín, sự tự tin và trung thực.
Nếu bạn liên tục nhìn ra xa người mà bạn đang nói chuyện, để mắt bạn bay đi hoặc lang thang, người đó sẽ nhận được những rung cảm lo lắng và khó chịu từ bạn. Họ sẽ có ấn tượng rằng bạn không có ý gì bạn đang nói, hoặc bạn thiếu tự tin vào lời nói của mình.
Nhìn thẳng vào mắt ai đó khi bạn đang nói chuyện với họ nhưng hãy làm như vậy một cách tự nhiên. Bạn không muốn nhìn chằm chằm vào họ và khiến họ không thoải mái với việc lấy nét bằng laser, nhưng bạn muốn họ cảm thấy như bạn tin vào những gì bạn đang nói.
3. Nói chậm và phát biểu
Khi nói chuyện với ai đó về một điểm mà bạn đang cố gắng tìm hiểu, bạn rất dễ bị phấn khích hoặc lo lắng, điều này làm tăng tốc độ giao tiếp của bạn và khiến bạn vấp ngã lời nói của mình.
Cần tập trung và chú ý để nói theo cách dễ hiểu. Bạn có thể là một người nói chuyện nhanh chóng, thường ít chú ý đến việc giao hàng của bạn. Tuy nhiên, khi bạn đang cố gắng truyền đạt một thông điệp, bạn phải siêng năng thống trị tốc độ của mình và phát biểu rõ ràng lời nói của bạn.
Nói với tốc độ ổn định sẽ tự tin hơn là nói nhanh. Điều này hỗ trợ người nghe hiểu rõ hơn; họ có nhiều khả năng diễn giải thông điệp của bạn theo cách bạn dự định nhận được.
4. Sử dụng kỹ năng lắng nghe tích cực
Trong một cuộc trò chuyện, bạn không chỉ gửi tin nhắn của riêng mình mà còn nhận được một tin nhắn khác từ người khác có liên quan. Cũng giống như bạn đang cố gắng truyền đạt suy nghĩ của mình, người khác cũng vậy; họ dành thời gian để lắng nghe bạn và điều này phải được đáp lại.
Bạn nên sử dụng các kỹ năng lắng nghe tích cực và phản ánh để giao tiếp đúng cách. Cho phép người đó truyền tải thông điệp của họ và cho họ thấy rằng bạn đang hấp thụ những gì họ đang nói.
Giao tiếp bằng mắt, gật đầu, thể hiện biểu hiện lo lắng khi cần thiết. Đây là những mẹo đơn giản để tận dụng khi bạn đang cố gắng truyền đạt cho ai đó rằng bạn đang thực sự chú ý đến thông điệp của họ.
Lắng nghe tích cực không chỉ hiệu quả mà còn tôn trọng. Điều này sẽ phát triển niềm tin và uy tín với người bạn đang tương tác và sẽ tăng niềm tin của họ vào thông điệp của bạn khi đến lượt bạn nói.
5. Viết tay tin nhắn của bạn
Đôi khi tin nhắn viết tay hiệu quả hơn các cuộc trò chuyện vật lý. Một ghi chú viết tay cho phép bạn dành nhiều thời gian hơn để suy nghĩ về những gì bạn muốn truyền đến người nhận ghi chú.
Khi viết một lá thư, bạn có thể suy ngẫm về lời nói của mình trước khi gửi chúng. Bạn có thể chỉnh sửa từ ngữ của mình để tạo ra nó một cách hiệu quả hơn. Bạn có thể xóa và hoàn tác, sửa đổi và sửa chữa, đồng thời chăm sóc và chú ý thích hợp đến cách diễn đạt thông điệp của bạn.
Mặc dù các tin nhắn bằng văn bản không cho phép sử dụng giọng điệu và sự thay đổi, nhưng chúng giúp bạn có nhiều thời gian và cơ hội hơn để quản lý thông điệp của bạn theo cách rõ ràng và hiệu quả nhất có thể.
6. Lên lịch một cuộc họp mặt trực tiếp
Một số tin nhắn yêu cầu một cuộc trò chuyện trực tiếp. Sử dụng phán đoán tốt nhất của bạn khi chọn phương tiện bạn chọn và khi thích hợp, hãy lưu tin nhắn của bạn để tương tác trực tiếp thay vì gửi tin nhắn văn bản một cách lười biếng.
Nói chuyện trực tiếp với ai đó cho họ biết rằng thông điệp bạn đang gửi là ưu tiên cao. Khi chúng ta có rất nhiều phương thức phân phối theo ý của mình ngày nay, việc lựa chọn tương tác vật lý thay vì một phương pháp công nghệ cho người kia thấy chính xác thông điệp bắt buộc như thế nào.
Hãy dành thời gian để lên lịch một cuộc họp với người mà bạn định nói chuyện, và điều này sẽ cho phép bạn truyền tải thông điệp của mình một cách tự tin với khả năng đưa ra sự chuyển động và giọng điệu mong muốn.
7. Gửi tin nhắn video
Có rất nhiều tin nhắn có thể được gửi qua văn bản, tin nhắn trực tiếp hoặc thông qua bất kỳ ứng dụng truyền thông xã hội nào. Tuy nhiên, một số tin nhắn xứng đáng có giọng nói và đảm bảo một tin nhắn video.
Nếu bạn không thể trực tiếp có cuộc trò chuyện mong muốn, hãy ghi lại một video về việc bạn đang nói chuyện với người mà bạn muốn gửi tin nhắn của mình.
Có một vài lợi ích cho phương thức giao hàng này. Nếu bạn mắc lỗi, bạn có thể xóa video và bắt đầu lại. Bạn có thời gian để chuẩn bị cho bản thân, và nếu cần, bạn có thể đặt thẻ ghi chú trước mặt bạn ngoài tầm nhìn của máy ảnh. Bạn cũng không phải lo lắng về việc bị gián đoạn.
Gửi tin nhắn video là một giải pháp thay thế hiệu quả cho cuộc trò chuyện trực tiếp, cho phép bạn diễn đạt thông điệp của mình bằng lời nói mà không phải lo lắng về sự sai lầm phổ biến xảy ra từ một tin nhắn được phiên âm.
8. Cải thiện ngữ pháp và dấu câu
Khi một tin nhắn có nhiều lỗi ngữ pháp, lỗi chính tả và lỗi chính tả, việc giải mã ý nghĩa thực sự sẽ khó hơn nhiều.
Lỗi thường dẫn đến sự mơ hồ. Khi một thông điệp không rõ ràng do ngữ pháp và dấu câu kém, người nhận phải cố gắng tự giải thích thông điệp, với kiến thức và sự hiểu biết của riêng họ. Điều này cho phép hiểu sai và quan niệm sai lầm.
Tin nhắn bằng văn bản cần đọc rõ ràng. Bạn phải dành thời gian cần thiết để hiệu đính và thực hiện các sửa đổi thích hợp cho tin nhắn của mình trước khi gửi cho người nhận.
Loại bỏ chỗ cho lỗi trong giao tiếp bằng cách chỉnh sửa suy nghĩ và lời nói của bạn trước khi gửi chúng.
9. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể tự tin
Nếu bạn đang cúi xuống hoặc ngồi một cách chìm đắm, điều này thể hiện sự thiếu nghiêm túc. Đối với người nghe, dường như lời nói của bạn không quan trọng lắm đối với bạn, và thông điệp có thể được hiểu là kém cỏi.
Bạn muốn đứng hoặc ngồi theo cách thể hiện năng lực và thể hiện sự tin tưởng và trung thực. Nếu bạn đang sử dụng ngôn ngữ cơ thể tự tin, người nhận được tin nhắn của bạn có xu hướng tin điều đó hơn.
Ngôn ngữ cơ thể tự tin mang lại niềm tin cao hơn vào tính cách và sự chính trực của một người. Đây là những đặc điểm bắt buộc để giao tiếp hiệu quả và nếu chúng có mặt, chúng sẽ xây dựng sức mạnh và nội dung của thông điệp của bạn.
10. Cắt ngôn ngữ bên ngoài
Giao tiếp có thể trở nên lộn xộn khi nó quá nhiều từ ngữ. Cho dù bạn đang gửi tin nhắn của mình trực tiếp hay thông qua phương tiện bằng văn bản, bạn nên cố gắng hết sức để tránh ngôn ngữ không liên quan.
Giữ cho cụm từ của bạn đơn giản và sử dụng các từ được biết đến và hiểu rộng rãi. Bạn muốn tránh sự nhầm lẫn và vượt qua sự không chắc chắn.
Duy trì độ chính xác tối thiểu cho người nhận biết rằng bạn đang cố gắng truyền đạt một điểm nhất định. Bạn không thêm các từ ngữ bổ trợ chỉ đơn giản là làm tăng độ dài của tin nhắn của bạn, nhưng bạn đang giữ cho cụm từ của bạn rõ ràng và súc tích. Điều này loại bỏ bất kỳ sự thiếu hiểu biết nào trong việc giải thích thông điệp của bạn.
11. Đi thẳng vào vấn đề
Nếu bạn có một quan điểm mà bạn đang cố gắng đưa ra, đừng vội vã xung quanh bụi rậm. Có thể bắt đầu bằng một cuộc nói chuyện nhỏ, nhưng ngoài ra, hãy đi đến vấn đề.
Nếu bạn thêm giai thoại vào thông điệp của mình, những câu chuyện không cần thiết hoặc một loạt những câu chuyện lộn xộn, người nghe rất có thể sẽ cho rằng bạn không nghiêm túc như bạn thực sự có thể. Nếu bạn đang nhảy múa xung quanh ý tưởng chính của thông điệp của mình, bạn đang không rõ ràng. Bạn đang thêm sự mờ ám không cần thiết.
Hãy súc tích trong thông điệp của bạn. Giữ nguyên tắc, đừng để bản thân đi lạc khỏi chủ đề hiện tại và giữ cho cuộc trò chuyện bổ sung ở mức tối thiểu. Điều này làm mất tập trung vào điểm của thông điệp của bạn và bạn nên cố gắng hết sức để giữ cho thông điệp của bạn ngắn gọn và ngắn gọn.
Với 11 lời khuyên này, bạn có thể tự tin mạo hiểm vào cơ hội tiếp theo để giao tiếp. Sử dụng các thiết bị này để có lợi cho bạn và tin nhắn của bạn sẽ được gửi hiệu quả nhất có thể.
Có ai khác cảm thấy có lỗi khi làm nhiều việc cùng lúc trong các cuộc gọi video không? Những lời khuyên này nhắc nhở tôi tập trung hơn vào cuộc trò chuyện.
Điểm thú vị về ngôn ngữ cơ thể. Tôi chưa bao giờ nhận ra tư thế của mình có thể ảnh hưởng đến cách người khác tiếp nhận thông điệp của tôi như thế nào.
Công nghệ chắc chắn đã khiến chúng ta trở thành những người giao tiếp lười biếng. Đôi khi tôi thấy mình sử dụng các chữ viết tắt ngay cả trong email chuyên nghiệp.
Thực tế, tôi thấy những ghi chú viết tay có ý nghĩa hơn. Chúng cho thấy bạn đã dành thời gian để cân nhắc cẩn thận lời nói của mình. Tôi vẫn viết thư cảm ơn bằng tay.
Tôi không đồng ý với gợi ý viết tay. Trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, nó có vẻ không thực tế. Hầu hết mọi người thích giao tiếp kỹ thuật số nhanh chóng.
Điểm về giao tiếp bằng mắt gây ấn tượng mạnh với tôi. Đôi khi tôi thấy mình nhìn vào điện thoại ngay cả trong các cuộc trò chuyện trực tiếp. Cần phải cải thiện điều đó.
Bài viết thực sự sâu sắc về giao tiếp hiệu quả. Tôi nhận thấy khả năng giao tiếp của mình đã bị ảnh hưởng kể từ khi quá phụ thuộc vào tin nhắn văn bản nhanh và mạng xã hội.
