11 Cách Giao Tiếp Hiệu Quả Nhất Có Thể
Tất cả chúng ta đều thấy mình trong tình huống bấp bênh của giao tiếp sai lệch. Một thông điệp mà bạn đã cố gắng truyền đạt trở nên mờ nhạt và vô tổ chức; một email bạn đã thực hiện rất nhiều từ và khó giải mã.
Chúng tôi giả định rằng thông điệp chúng tôi gửi là thông điệp chính xác nhận được, nhưng đơn giản là không phải vậy. Trong những năm qua khi công nghệ hiện đại hóa, chúng ta đã đi đến trạng thái chỉ thiếu hiểu biết về cách giao tiếp đúng đắn với nhau.
Công nghệ đã ảnh hưởng đến cách chúng ta giao tiếp như thế nào?
Các thiết bị mới nhất và tiến bộ công nghệ đang ở ngay trong tầm tay của chúng ta ngày nay, và thông qua những phương pháp này, chúng ta có thể gửi tin nhắn nhanh hơn nhiều.
Tuy nhiên, trong một thế giới mà chúng ta có thể giao tiếp trong vài giây thông qua các phương tiện công nghệ và phương tiện truyền thông xã hội, chúng ta đã mất liên lạc với khả năng giao tiếp với người khác theo những cách rõ ràng và hiệu quả.
Chúng tôi dựa vào sự dễ dàng và đơn giản của các ứng dụng xã hội và các phương tiện nhắn tin cho phép chúng tôi gửi tin nhắn nhanh có thể ngắn gọn nhưng thiếu nội dung.
Công nghệ làm cho tốc độ giao tiếp nhanh hơn nhiều, nhưng cung cấp chỗ cho sự thiếu rõ ràng và thông tin, dẫn đến thông tin sai lệch.
Điều gì xảy ra khi thông tin sai lệch xảy ra?
Khi một tin nhắn mất hiệu quả thông qua quá trình phân phối, người nhận có thể xử lý tin nhắn theo những cách mà người gửi không mong muốn.
Một thông điệp bị lệch có thể khiến người nhận trở nên tức giận, buồn bã, buồn bã, kích động, lo lắng hoặc bất kỳ cảm xúc tiêu cực nào có thể xảy ra khi gặp phải một thông điệp không rõ ràng.
Làm thế nào để chúng ta giao tiếp hiệu quả?
Để có hiệu quả, giao tiếp phải được thực hành, rõ ràng, súc tích và tự tin.
Dưới đây là 11 cách để đảm bảo giao tiếp của bạn hiệu quả nhất có thể.
1. Biết thông điệp bạn đang cố gắng truyền đạt
Khi gửi tin nhắn, điều bắt buộc là bạn phải biết chính xác những gì bạn đang cố gắng nói. Cho dù bạn chỉ đơn giản là yêu cầu một người bạn uống cà phê hay bạn đang yêu cầu sếp tăng lương, bạn cần nhận thức đầy đủ về ý định của mình để nó sẽ được truyền đạt rõ ràng.
Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một buổi hẹn hò cà phê với bạn bè của mình để nói với họ điều gì đó tối quan trọng, đó phải là giọng điệu của thông điệp bạn đang gửi đến. Họ nên nhận thức được rằng có một lý do cho cuộc họp mặt, vì vậy họ không bị mù quáng bởi một cuộc trò chuyện sâu sắc nếu họ đang mong đợi những cuộc trò chuyện nhẹ nhàng.
Khi yêu cầu sếp của bạn tăng lương, anh ấy hoặc cô ấy nên được thông báo về điều này. Họ nên biết việc tăng lương là lý do cho cuộc trò chuyện của bạn, hoặc ít nhất, họ nên biết rằng bạn muốn thảo luận về điều gì đó quan trọng; điều đó nên được đề cập khi bạn thảo luận ban đầu về việc trò chuyện.
2. Giao tiếp bằng mắt
Giao tiếp bằng mắt là nền tảng của giao tiếp mạnh mẽ. Nó thiết lập uy tín, sự tự tin và trung thực.
Nếu bạn liên tục nhìn ra xa người mà bạn đang nói chuyện, để mắt bạn bay đi hoặc lang thang, người đó sẽ nhận được những rung cảm lo lắng và khó chịu từ bạn. Họ sẽ có ấn tượng rằng bạn không có ý gì bạn đang nói, hoặc bạn thiếu tự tin vào lời nói của mình.
Nhìn thẳng vào mắt ai đó khi bạn đang nói chuyện với họ nhưng hãy làm như vậy một cách tự nhiên. Bạn không muốn nhìn chằm chằm vào họ và khiến họ không thoải mái với việc lấy nét bằng laser, nhưng bạn muốn họ cảm thấy như bạn tin vào những gì bạn đang nói.
3. Nói chậm và phát biểu
Khi nói chuyện với ai đó về một điểm mà bạn đang cố gắng tìm hiểu, bạn rất dễ bị phấn khích hoặc lo lắng, điều này làm tăng tốc độ giao tiếp của bạn và khiến bạn vấp ngã lời nói của mình.
Cần tập trung và chú ý để nói theo cách dễ hiểu. Bạn có thể là một người nói chuyện nhanh chóng, thường ít chú ý đến việc giao hàng của bạn. Tuy nhiên, khi bạn đang cố gắng truyền đạt một thông điệp, bạn phải siêng năng thống trị tốc độ của mình và phát biểu rõ ràng lời nói của bạn.
Nói với tốc độ ổn định sẽ tự tin hơn là nói nhanh. Điều này hỗ trợ người nghe hiểu rõ hơn; họ có nhiều khả năng diễn giải thông điệp của bạn theo cách bạn dự định nhận được.
4. Sử dụng kỹ năng lắng nghe tích cực
Trong một cuộc trò chuyện, bạn không chỉ gửi tin nhắn của riêng mình mà còn nhận được một tin nhắn khác từ người khác có liên quan. Cũng giống như bạn đang cố gắng truyền đạt suy nghĩ của mình, người khác cũng vậy; họ dành thời gian để lắng nghe bạn và điều này phải được đáp lại.
Bạn nên sử dụng các kỹ năng lắng nghe tích cực và phản ánh để giao tiếp đúng cách. Cho phép người đó truyền tải thông điệp của họ và cho họ thấy rằng bạn đang hấp thụ những gì họ đang nói.
Giao tiếp bằng mắt, gật đầu, thể hiện biểu hiện lo lắng khi cần thiết. Đây là những mẹo đơn giản để tận dụng khi bạn đang cố gắng truyền đạt cho ai đó rằng bạn đang thực sự chú ý đến thông điệp của họ.
Lắng nghe tích cực không chỉ hiệu quả mà còn tôn trọng. Điều này sẽ phát triển niềm tin và uy tín với người bạn đang tương tác và sẽ tăng niềm tin của họ vào thông điệp của bạn khi đến lượt bạn nói.
5. Viết tay tin nhắn của bạn
Đôi khi tin nhắn viết tay hiệu quả hơn các cuộc trò chuyện vật lý. Một ghi chú viết tay cho phép bạn dành nhiều thời gian hơn để suy nghĩ về những gì bạn muốn truyền đến người nhận ghi chú.
Khi viết một lá thư, bạn có thể suy ngẫm về lời nói của mình trước khi gửi chúng. Bạn có thể chỉnh sửa từ ngữ của mình để tạo ra nó một cách hiệu quả hơn. Bạn có thể xóa và hoàn tác, sửa đổi và sửa chữa, đồng thời chăm sóc và chú ý thích hợp đến cách diễn đạt thông điệp của bạn.
Mặc dù các tin nhắn bằng văn bản không cho phép sử dụng giọng điệu và sự thay đổi, nhưng chúng giúp bạn có nhiều thời gian và cơ hội hơn để quản lý thông điệp của bạn theo cách rõ ràng và hiệu quả nhất có thể.
6. Lên lịch một cuộc họp mặt trực tiếp
Một số tin nhắn yêu cầu một cuộc trò chuyện trực tiếp. Sử dụng phán đoán tốt nhất của bạn khi chọn phương tiện bạn chọn và khi thích hợp, hãy lưu tin nhắn của bạn để tương tác trực tiếp thay vì gửi tin nhắn văn bản một cách lười biếng.
Nói chuyện trực tiếp với ai đó cho họ biết rằng thông điệp bạn đang gửi là ưu tiên cao. Khi chúng ta có rất nhiều phương thức phân phối theo ý của mình ngày nay, việc lựa chọn tương tác vật lý thay vì một phương pháp công nghệ cho người kia thấy chính xác thông điệp bắt buộc như thế nào.
Hãy dành thời gian để lên lịch một cuộc họp với người mà bạn định nói chuyện, và điều này sẽ cho phép bạn truyền tải thông điệp của mình một cách tự tin với khả năng đưa ra sự chuyển động và giọng điệu mong muốn.
7. Gửi tin nhắn video
Có rất nhiều tin nhắn có thể được gửi qua văn bản, tin nhắn trực tiếp hoặc thông qua bất kỳ ứng dụng truyền thông xã hội nào. Tuy nhiên, một số tin nhắn xứng đáng có giọng nói và đảm bảo một tin nhắn video.
Nếu bạn không thể trực tiếp có cuộc trò chuyện mong muốn, hãy ghi lại một video về việc bạn đang nói chuyện với người mà bạn muốn gửi tin nhắn của mình.
Có một vài lợi ích cho phương thức giao hàng này. Nếu bạn mắc lỗi, bạn có thể xóa video và bắt đầu lại. Bạn có thời gian để chuẩn bị cho bản thân, và nếu cần, bạn có thể đặt thẻ ghi chú trước mặt bạn ngoài tầm nhìn của máy ảnh. Bạn cũng không phải lo lắng về việc bị gián đoạn.
Gửi tin nhắn video là một giải pháp thay thế hiệu quả cho cuộc trò chuyện trực tiếp, cho phép bạn diễn đạt thông điệp của mình bằng lời nói mà không phải lo lắng về sự sai lầm phổ biến xảy ra từ một tin nhắn được phiên âm.
8. Cải thiện ngữ pháp và dấu câu
Khi một tin nhắn có nhiều lỗi ngữ pháp, lỗi chính tả và lỗi chính tả, việc giải mã ý nghĩa thực sự sẽ khó hơn nhiều.
Lỗi thường dẫn đến sự mơ hồ. Khi một thông điệp không rõ ràng do ngữ pháp và dấu câu kém, người nhận phải cố gắng tự giải thích thông điệp, với kiến thức và sự hiểu biết của riêng họ. Điều này cho phép hiểu sai và quan niệm sai lầm.
Tin nhắn bằng văn bản cần đọc rõ ràng. Bạn phải dành thời gian cần thiết để hiệu đính và thực hiện các sửa đổi thích hợp cho tin nhắn của mình trước khi gửi cho người nhận.
Loại bỏ chỗ cho lỗi trong giao tiếp bằng cách chỉnh sửa suy nghĩ và lời nói của bạn trước khi gửi chúng.
9. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể tự tin
Nếu bạn đang cúi xuống hoặc ngồi một cách chìm đắm, điều này thể hiện sự thiếu nghiêm túc. Đối với người nghe, dường như lời nói của bạn không quan trọng lắm đối với bạn, và thông điệp có thể được hiểu là kém cỏi.
Bạn muốn đứng hoặc ngồi theo cách thể hiện năng lực và thể hiện sự tin tưởng và trung thực. Nếu bạn đang sử dụng ngôn ngữ cơ thể tự tin, người nhận được tin nhắn của bạn có xu hướng tin điều đó hơn.
Ngôn ngữ cơ thể tự tin mang lại niềm tin cao hơn vào tính cách và sự chính trực của một người. Đây là những đặc điểm bắt buộc để giao tiếp hiệu quả và nếu chúng có mặt, chúng sẽ xây dựng sức mạnh và nội dung của thông điệp của bạn.
10. Cắt ngôn ngữ bên ngoài
Giao tiếp có thể trở nên lộn xộn khi nó quá nhiều từ ngữ. Cho dù bạn đang gửi tin nhắn của mình trực tiếp hay thông qua phương tiện bằng văn bản, bạn nên cố gắng hết sức để tránh ngôn ngữ không liên quan.
Giữ cho cụm từ của bạn đơn giản và sử dụng các từ được biết đến và hiểu rộng rãi. Bạn muốn tránh sự nhầm lẫn và vượt qua sự không chắc chắn.
Duy trì độ chính xác tối thiểu cho người nhận biết rằng bạn đang cố gắng truyền đạt một điểm nhất định. Bạn không thêm các từ ngữ bổ trợ chỉ đơn giản là làm tăng độ dài của tin nhắn của bạn, nhưng bạn đang giữ cho cụm từ của bạn rõ ràng và súc tích. Điều này loại bỏ bất kỳ sự thiếu hiểu biết nào trong việc giải thích thông điệp của bạn.
11. Đi thẳng vào vấn đề
Nếu bạn có một quan điểm mà bạn đang cố gắng đưa ra, đừng vội vã xung quanh bụi rậm. Có thể bắt đầu bằng một cuộc nói chuyện nhỏ, nhưng ngoài ra, hãy đi đến vấn đề.
Nếu bạn thêm giai thoại vào thông điệp của mình, những câu chuyện không cần thiết hoặc một loạt những câu chuyện lộn xộn, người nghe rất có thể sẽ cho rằng bạn không nghiêm túc như bạn thực sự có thể. Nếu bạn đang nhảy múa xung quanh ý tưởng chính của thông điệp của mình, bạn đang không rõ ràng. Bạn đang thêm sự mờ ám không cần thiết.
Hãy súc tích trong thông điệp của bạn. Giữ nguyên tắc, đừng để bản thân đi lạc khỏi chủ đề hiện tại và giữ cho cuộc trò chuyện bổ sung ở mức tối thiểu. Điều này làm mất tập trung vào điểm của thông điệp của bạn và bạn nên cố gắng hết sức để giữ cho thông điệp của bạn ngắn gọn và ngắn gọn.
Với 11 lời khuyên này, bạn có thể tự tin mạo hiểm vào cơ hội tiếp theo để giao tiếp. Sử dụng các thiết bị này để có lợi cho bạn và tin nhắn của bạn sẽ được gửi hiệu quả nhất có thể.
Opinions and Perspectives
Chúng tôi đã triển khai một số chiến lược này trong các cuộc họp hàng tuần của chúng tôi và năng suất đã được cải thiện đáng kể.
Thực hành những kỹ năng này đã giúp tôi trở thành một nhà lãnh đạo tốt hơn cho nhóm của mình.
Những lời khuyên về việc loại bỏ những từ đệm đã làm cho các bài thuyết trình của tôi có tác động mạnh mẽ hơn nhiều.
Tôi đã bắt đầu ghi lại các tin nhắn video cho những giải thích phức tạp và nhóm của tôi rất thích nó.
Theo kinh nghiệm của tôi, những nguyên tắc giao tiếp này hoạt động tốt trên các nền văn hóa khác nhau.
Gợi ý về ngôn ngữ cơ thể tự tin đã giúp tôi cảm thấy có uy hơn trong các cuộc họp.
Tôi đã làm việc để cải thiện kỹ năng lắng nghe chủ động của mình và các đồng nghiệp của tôi đã nhận thấy sự khác biệt.
Bài viết có thể đề cập đến điều gì đó về cách giải quyết xung đột thông qua giao tiếp.
Tôi thích tính thực tế của những lời khuyên này. Chúng rất dễ thực hiện ngay lập tức.
Lời khuyên về việc viết tay các tin nhắn thực sự đã giúp tôi tổ chức suy nghĩ của mình tốt hơn.
Tôi nhận thấy email của mình nhận được phản hồi tốt hơn khi tôi giữ chúng ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề.
Việc giao tiếp bằng mắt quá tập trung khiến mọi người khó chịu là hoàn toàn đúng. Cần có sự cân bằng.
Những hướng dẫn này đã giúp tôi cấu trúc các bài thuyết trình của mình tốt hơn nhiều.
Tôi đánh giá cao cách bài viết đề cập đến cả kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản.
Việc nhấn mạnh vào giao tiếp rõ ràng đã giúp tôi tránh được rất nhiều hiểu lầm trong công việc.
Bắt đầu sử dụng những lời khuyên này trong các mối quan hệ cá nhân của tôi và nhận thấy những cải thiện ngay lập tức.
Tôi thấy mình liên tục phải đấu tranh giữa việc ngắn gọn và kỹ lưỡng trong giao tiếp.
Bài viết có thể đề cập đến cách xử lý các cuộc trò chuyện khó khăn tốt hơn.
Điều hiệu quả với tôi là kết hợp một vài lời khuyên này thay vì chỉ tập trung vào một lời khuyên.
Công ty của tôi đã thực hiện chính sách cấm điện thoại trong cuộc họp và nó đã thay đổi hoàn toàn cách giao tiếp của chúng tôi.
Đề xuất về tin nhắn video khiến tôi cảm thấy khó xử. Tôi thích giao tiếp bằng văn bản hoặc trực tiếp hơn.
Tôi đã bắt đầu thực hành những lời khuyên này với nhóm của mình và các cuộc họp của chúng tôi giờ đây hiệu quả hơn nhiều.
Có ai nhận thấy các cuộc trò chuyện tốt hơn nhiều khi cả hai người đều cất điện thoại đi không?
Phần về đi thẳng vào vấn đề thực sự cộng hưởng với kinh nghiệm của tôi trong lĩnh vực bán hàng.
Tôi ước có nhiều người tuân theo lời khuyên về ngữ pháp trong email của họ hơn. Đọc những tin nhắn viết kém lãng phí rất nhiều thời gian.
Những lời khuyên này đã giúp tôi cải thiện mối quan hệ với con tôi. Giao tiếp tốt hơn tạo ra sự khác biệt lớn.
Phần về lắng nghe chủ động nhắc nhở tôi về việc tôi thường xuyên ngắt lời người khác như thế nào. Đang cố gắng khắc phục điều đó.
Năng suất của tôi đã được cải thiện sau khi tôi bắt đầu hạn chế thông báo trò chuyện và tập trung vào các cuộc trò chuyện có ý nghĩa.
Ý kiến hay về làm việc từ xa. Tôi nghĩ các cuộc gọi video đòi hỏi một bộ kỹ năng giao tiếp riêng.
Không biết những lời khuyên này áp dụng như thế nào cho các tình huống làm việc từ xa, nơi không phải lúc nào cũng có thể gặp mặt trực tiếp.
Lời khuyên về ngôn ngữ cơ thể tự tin đã giúp tôi vượt qua cuộc phỏng vấn xin việc gần đây nhất.
Tôi thấy thật trớ trêu khi chúng ta cần những bài viết dạy cách giao tiếp trong khi nó lẽ ra phải là điều tự nhiên.
Lời khuyên về việc lên lịch các cuộc họp trực tiếp có vẻ hiển nhiên nhưng chúng ta thường mặc định sử dụng email vì sự tiện lợi.
Nhóm của tôi đã bắt đầu tổ chức các cuộc họp không điện thoại và sự khác biệt về mức độ tương tác là rất đáng chú ý.
Tôi hoàn toàn không đồng ý. Tốc độ không nên đánh đổi bằng sự rõ ràng và hiệu quả.
Một số gợi ý này có vẻ lỗi thời. Nơi làm việc hiện đại cần các phương pháp giao tiếp nhanh hơn.
Phần về việc biết trước thông điệp của bạn rất quan trọng. Tôi thường lan man khi chưa suy nghĩ thấu đáo mọi thứ.
Có ai khác cảm thấy có lỗi khi làm nhiều việc cùng lúc trong các cuộc gọi video không? Những lời khuyên này nhắc nhở tôi tập trung hơn vào cuộc trò chuyện.
Tôi đánh giá cao gợi ý về tin nhắn video. Nó đã giúp tôi kết nối tốt hơn với các thành viên nhóm từ xa.
Bài viết đưa ra những điểm hay, nhưng tôi nghĩ nó đơn giản hóa quá mức mức độ phức tạp của giao tiếp giữa con người.
Nói ngắn gọn khó hơn vẻ bề ngoài. Tôi luôn phải vật lộn để đi thẳng vào vấn đề mà không tỏ ra cộc lốc.
Đôi khi tôi cảm thấy như công nghệ đã khiến chúng ta trở nên quá dễ tiếp cận. Chúng ta được mong đợi phản hồi ngay lập tức mọi thứ.
Lời khuyên về ngữ pháp là rất quan trọng. Không gì làm suy yếu uy tín nhanh hơn lỗi chính tả và ngữ pháp kém trong giao tiếp chuyên nghiệp.
Điểm thú vị về ngôn ngữ cơ thể. Tôi chưa bao giờ nhận ra tư thế của mình có thể ảnh hưởng đến cách người khác tiếp nhận thông điệp của tôi như thế nào.
Công nghệ chắc chắn đã khiến chúng ta trở thành những người giao tiếp lười biếng. Đôi khi tôi thấy mình sử dụng các chữ viết tắt ngay cả trong email chuyên nghiệp.
Tôi đã bắt đầu thực hiện gợi ý về các cuộc họp trực tiếp tại nơi làm việc và nhận thấy sự cải thiện lớn trong giao tiếp nhóm.
Các nguyên tắc tương tự cũng áp dụng cho các cuộc trò chuyện thông thường. Giao tiếp rõ ràng giúp ngăn ngừa hiểu lầm trong mọi ngữ cảnh.
Những lời khuyên này dường như hướng đến giao tiếp kinh doanh. Còn những cuộc trò chuyện thông thường với bạn bè thì sao?
Lắng nghe chủ động có lẽ là kỹ năng bị đánh giá thấp nhất được đề cập ở đây. Tất cả chúng ta đều quá tập trung vào những gì mình muốn nói tiếp theo.
Tôi thấy phần cắt bỏ ngôn ngữ thừa thãi đặc biệt hữu ích cho email công việc. Tôi có xu hướng giải thích mọi thứ quá chi tiết.
Bài viết đã bỏ sót việc đề cập đến sự khác biệt văn hóa trong giao tiếp. Giao tiếp bằng mắt không phải lúc nào cũng phù hợp ở một số nền văn hóa.
Đúng vậy! Tôi nhận thấy mình nói chuyện với tốc độ cực nhanh khi thuyết trình. Hít thở sâu và điều chỉnh tốc độ có ý thức giúp tôi rất nhiều.
Có ai khác gặp khó khăn khi nói quá nhanh khi lo lắng không? Lời khuyên về việc nói chậm rãi thực sự đánh trúng tâm lý của tôi.
Gợi ý về tin nhắn video rất thú vị. Tôi chưa bao giờ nghĩ đến việc sử dụng nó như một điểm trung gian giữa nhắn tin và gặp mặt trực tiếp.
Thực tế, tôi thấy những ghi chú viết tay có ý nghĩa hơn. Chúng cho thấy bạn đã dành thời gian để cân nhắc cẩn thận lời nói của mình. Tôi vẫn viết thư cảm ơn bằng tay.
Tôi không đồng ý với gợi ý viết tay. Trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, nó có vẻ không thực tế. Hầu hết mọi người thích giao tiếp kỹ thuật số nhanh chóng.
Điểm về giao tiếp bằng mắt gây ấn tượng mạnh với tôi. Đôi khi tôi thấy mình nhìn vào điện thoại ngay cả trong các cuộc trò chuyện trực tiếp. Cần phải cải thiện điều đó.
Bài viết thực sự sâu sắc về giao tiếp hiệu quả. Tôi nhận thấy khả năng giao tiếp của mình đã bị ảnh hưởng kể từ khi quá phụ thuộc vào tin nhắn văn bản nhanh và mạng xã hội.