11 sätt att kommunicera så effektivt som möjligt
Vi har alla befunnit oss i den osäkra situationen med felkommunikation. Ett meddelande du har försökt förmedla är grumligt och oorganiserat; ett e-postmeddelande du har genomfört är ordigt och svårt att dechiffrera.
Vi antar att meddelandet vi levererar är det exakta meddelandet som tas emot, men det är helt enkelt inte fallet. Under åren som tekniken har moderniserats har vi kommit till ett tillstånd av att bara få en brist på förståelse för hur man korrekt kommunicerar med varandra.
Hur har tekniken påverkat vårt sätt att kommunicera?
De senaste enheterna och tekniska framstegen är precis till hands idag, och det är genom dessa metoder som vi kan skicka meddelanden mycket snabbare.
Men i en värld där vi kan kommunicera på några sekunder genom tekniska medier och sociala medier har vi tappat kontakten med vår förmåga att kommunicera med andra på sätt som är tydliga och effektiva.
Vi litar på enkelheten och enkelheten i sociala appar och meddelandebutiker som gör att vi kan skicka snabba meddelanden som kan vara kortfattade men saknar substans.
Teknik gör kommunikationshastigheten mycket snabbare, men ger utrymme för brist på tydlighet och information, vilket leder till felkommunikation.
Vad händer när felkommunikation sker?
När ett meddelande förlorar sin effektivitet genom leveransprocessen kan mottagaren bearbeta meddelandet på sätt som avsändaren oavsiktligt hade tänkt.
Ett meddelande som är snedställt kan få mottagaren att bli arg, ledsen, upprörd, upprörd, orolig eller någon negativ känsla som kan bero på att stöta på ett oklart meddelande.
Hur kommunicerar vi effektivt?
För att vara effektiv måste kommunikationen övas, tydlig, kortfattad och säker.
Här är 11 sätt att säkerställa att din kommunikation är effektiv som möjligt.
1. Vet vilket budskap du försöker förmedla
När du skickar ett meddelande är det absolut nödvändigt att du vet exakt vad det är du försöker säga. Oavsett om du bara ber en vän att ta en kaffe eller om du ber din chef om en höjning, måste du vara fullt medveten om din avsikt så att den tydligt kommer att förmedlas.
Om du planerar ett kaffedatum med din vän för att berätta för dem något avgörande, det borde vara tonen i meddelandet du levererar. De bör göras medvetna om att det finns en anledning till mötet, så att de inte förblindas av en djup konversation om de förväntar sig lättsam prat.
När du ber din chef om en höjning bör han eller hon informeras om detta. De borde veta att höjningen är orsaken till din konversation, eller åtminstone, de borde vara medvetna om att du vill diskutera något viktigt; det bör nämnas när du först diskuterar att ha konversationen.
2. Få ögonkontakt
Ögonkontakt är grunden för stark kommunikation. Det skapar trovärdighet, förtroende, och ärlighet.
Om du ständigt tittar bort från personen du pratar med, låter dina ögon flyta bort eller vandra, kommer personen att ta upp nervösa och obekväma vibbar från dig. De kommer att ha intrycket att du inte menar vad du säger, eller att du saknar förtroende för dina ord.
Se någon direkt i ögonen när du pratar med dem men gör det naturligt. Du vill inte stirra på dem och göra dem obekväma med laserfokus, men du vill att de ska känna att du tror på det du säger.
3. Tala långsamt och uttala
När du pratar med någon om en punkt du försöker komma över är det lätt att bli upphetsad eller orolig, vilket påskyndar din leverans och får dig att snubbla över dina ord.
Det krävs fokus och uppmärksamhet för att tala på ett sätt som är lätt att förstå. Du kan vara en naturligt snabb talare, vanligtvis ägnar lite uppmärksamhet åt din leverans. Men när du försöker förmedla ett budskap måste du flitigt regera i din hastighet och uttrycka dina ord tydligt.
Att tala i jämn takt kommer mer självsäkert än att prata snabbt. Detta stöder bättre förståelse av lyssnaren; de är mer benägna att tolka ditt meddelande på det sätt du tänker att det ska tas emot.
4. Använd aktiva lyssningsfärdigheter
I en konversation levererar du inte bara ditt eget meddelande, men du får ett annat meddelande från den andra personen som är inblandad. Precis som du försöker få fram dina tankar, så är den andra personen också; de tar sig tid att lyssna på dig och detta måste återges.
Du bör använda aktiva och reflekterande lyssningsfärdigheter för att kommunicera ordentligt. Låt personen leverera sitt budskap och visa dem att du absorberar vad de säger.
Ta ögonkontakt, nicka på huvudet, visa ett oroat uttryck när det behövs. Det här är enkla tips att dra nytta av när du försöker förmedla till någon att du verkligen uppmärksammar deras budskap.
Aktivt lyssnande är inte bara effektivt, utan det är också respektfullt. Detta kommer att utveckla förtroende och trovärdighet hos personen du interagerar med och kommer att öka deras tro på ditt meddelande när det är din tur att tala.
5. Skriv ditt meddelande för hand
Ibland är handskrivna meddelanden effektivare än fysiska samtal. En handskriven anteckning låter dig spendera mer tid på att tänka på vad det är du vill förmedla till personen som tar emot anteckningen.
När du skriver ett brev kan du reflektera över dina ord innan du skickar dem. Du kan redigera ditt ord för att skapa det på ett mer effektivt sätt. Du kan radera och ångra, revidera och korrigera, och ge korrekt omsorg och uppmärksamhet åt formuleringen av ditt meddelande.
Även om skriftliga meddelanden inte tillåter användning av ton och böjning, ger de dig mer tid och möjlighet att sammanställa ditt meddelande på det tydligaste och mest effektiva sättet som möjligt.
6. Planera ett möte ansikte mot ansikte
Vissa meddelanden kräver en konversation ansikte mot ansikte. Använd ditt bästa omdöme när det gäller att välja ditt valda medium, och när det är lämpligt, spara ditt meddelande för en personlig interaktion istället för att flippant skicka ett text meddelande.
Att prata med någon ansikte mot ansikte låter dem veta att meddelandet du skickar är högt prioriterat. När vi har så många leveransmetoder till vårt förfogande idag, att välja en fysisk interaktion framför en teknisk visar den andra personen exakt hur viktigt meddelandet är.
Ta dig tid att schemalägga ett möte med personen du tänker prata med, och detta gör att du kan leverera ditt meddelande säkert med förmågan att injicera önskad böjning och ton.
7. Skicka ett videomeddelande
Det finns många meddelanden som kan skickas via text, direktmeddelande, eller via någon app för sociala medier. Vissa meddelanden förtjänar dock en röst och motiverar ett videomeddelande.
Om du inte kan ha önskad konversation personligen, spela in en video av dig själv som pratar med personen du vill leverera ditt meddelande till.
Det finns några fördelar med denna leveransmetod. Om du gör ett misstag kan du ta bort videon och börja om. Du har tid att förbereda dig, och om det behövs kan du ha anteckningskort framför dig utom synhåll för kameran. Du behöver inte heller oroa dig för att bli avbruten.
Att skicka ett videomeddelande är ett effektivt alternativ till en konversation ansikte mot ansikte, så att du kan verbalisera ditt meddelande utan att behöva oroa dig för den vanliga felkommunikationen som härrör från ett transkriberat meddelande.
8. Fräscha upp grammatik och skiljetecken
När ett meddelande är beströdt med grammatiska fel, felstavningar och stavfel är det så mycket svårare att dechiffrera den sanna innebörden.
Fel leder ofta till tvetydighet. När ett meddelande är oklart på grund av dålig grammatik och skiljetecken måste mottagaren försöka tolka meddelandet på egen hand, med sin egen kunskap och förståelse. Detta möjliggör misstolkning och missuppfattning.
Skriftliga meddelanden måste läsas tydligt. Du måste ta den tid som krävs för att korrekturläsa och göra lämpliga ändringar av ditt meddelande innan du skickar det till mottagaren.
Ta bort utrymmet för fel i kommunikationen genom att redigera dina tankar och ord innan du skickar dem.
9. Använd säkert kroppsspråk
Om du lutar dig eller sitter på ett sjunkande sätt förmedlar detta en brist på allvar. Det verkar för lyssnaren att dina ord inte har stor betydelse för dig, och meddelandet kan tolkas som bristfälligt.
Du vill stå eller sitta på ett sätt som utstrålar kompetens och visar förtroende och ärlighet. Om du använder säkert kroppsspråk, personen som tar emot ditt meddelande är mer benägen att tro på det.
Säkert kroppsspråk ger högre tro på ens karaktär och integritet. Dessa är egenskaper som är nödvändiga för effektiv kommunikation och om de är närvarande kommer de att bygga styrkan och substansen i ditt meddelande.
10. Klipp främmande språk
Kommunikation kan bli rörig när den är för ordlig. Oavsett om du levererar ditt meddelande personligen eller via ett skriftligt medium, bör du göra ditt bästa för att undvika främmande språk.
Håll dina fraser enkla och använd ord som är allmänt kända och förstådda. Du vill undvika förvirring och kringgå osäkerhet.
Att upprätthålla minimal ordlighet visar mottagaren att du försöker få en viss punkt över. Du lägger inte till hjälpord som helt enkelt ökar längden på ditt meddelande, men du håller din frasering tydlig och kortfattad. Detta tar bort all brist på förståelse i tolkningen av ditt meddelande.
11. Gå direkt till saken
Om du har en poäng du försöker göra, slå inte runt busken. Kanske initiera med lite småprat, men annat än det, komma till saken.
Om du lägger till anekdoter i ditt meddelande, onödiga berättelser eller en massa fluff, lyssnaren kommer sannolikt att anta att du inte är så seriös som du faktiskt kanske. Om du dansar runt huvudidén i ditt meddelande, du är inte tydlig. Du lägger till onödig grumlighet.
Var kortfattad i ditt meddelande. Håll det på sak, låt dig inte avvika från ämnet och håll kompletterande konversation till ett minimum. Detta distraherar från punkten i ditt meddelande, och du bör göra ditt bästa för att hålla ditt meddelande kort och kortfatt at.
Med dessa 11 tips i åtanke kan du med säkerhet våga dig in i din nästa möjlighet att kommunicera. Använd dessa enheter till din fördel, och dina meddelanden kommer att levereras så effektivt som möjligt.
Opinions and Perspectives
Vi implementerade några av dessa strategier i våra veckovisa möten och produktiviteten har förbättrats avsevärt.
Att öva på dessa färdigheter har hjälpt mig att bli en bättre ledare för mitt team.
Tipsen om att ta bort utfyllnadsord har gjort mina presentationer mycket mer effektfulla.
Jag har börjat spela in videomeddelanden för komplexa förklaringar och mitt team älskar det.
Dessa kommunikationsprinciper fungerar bra över olika kulturer enligt min erfarenhet.
Förslaget om självsäkert kroppsspråk har hjälpt mig att känna mig mer auktoritär på möten.
Har jobbat på min aktiva lyssningsförmåga och mina kollegor har märkt skillnaden.
Artikeln kunde ha nämnt något om att hantera konflikthantering genom kommunikation.
Rådet om att skriva meddelanden för hand har faktiskt hjälpt mig att organisera mina tankar bättre.
Jag har märkt att mina e-postmeddelanden får bättre svar när jag håller dem korta och direkta.
Poängen om att ögonkontakt kan göra folk obekväma med laserfokus är så sann. Balans är nyckeln.
De här riktlinjerna har hjälpt mig att strukturera mina presentationer mycket bättre.
Jag uppskattar hur artikeln tar upp både verbal och skriftlig kommunikationsförmåga.
Betoningen på tydlig kommunikation har hjälpt mig att undvika så många missförstånd på jobbet.
Började använda dessa tips i mina personliga relationer och märkte omedelbara förbättringar.
Det som fungerar för mig är att kombinera flera av dessa tips snarare än att bara fokusera på ett.
Mitt företag implementerade policyer om inga telefoner på möten och det har varit omvälvande för vår kommunikation.
Förslaget om videomeddelanden känns konstigt för mig. Jag föredrar skriftlig kommunikation eller ansikte mot ansikte.
Jag började öva på dessa tips med mitt team och våra möten är mycket mer produktiva nu.
Har någon annan märkt hur mycket bättre konversationer är när båda lägger undan sina telefoner?
Den delen om att komma direkt till saken stämmer verkligen överens med min erfarenhet inom försäljning.
Jag önskar att fler skulle följa grammatikråden i sina e-postmeddelanden. Att läsa dåligt skrivna meddelanden slösar så mycket tid.
Dessa tips hjälpte mig att förbättra min relation med min tonåring. Bättre kommunikation gör en enorm skillnad.
Avsnittet om aktivt lyssnande påminde mig om hur ofta jag avbryter andra. Jobbar på det nu.
Min produktivitet förbättrades efter att jag började begränsa chattnotiser och fokusera på meningsfulla konversationer.
Bra poäng om distansarbete. Jag tror att videosamtal kräver sina egna kommunikationsfärdigheter.
Undrar hur dessa tips gäller för distansarbete där ansikte mot ansikte inte alltid är möjligt.
Råden om självsäkert kroppsspråk hjälpte mig att klara min senaste anställningsintervju.
Jag tycker det är ironiskt att vi behöver artiklar som lär oss hur man kommunicerar när det borde vara naturligt.
Tipset om att schemalägga fysiska möten verkar uppenbart, men vi väljer ofta e-post av bekvämlighetsskäl.
Mitt team har börjat ha telefonfria möten och skillnaden i engagemang är anmärkningsvärd.
Jag håller starkt inte med. Hastighet bör inte ske på bekostnad av tydlighet och effektivitet.
Vissa av de här förslagen känns föråldrade. Moderna arbetsplatser behöver snabbare kommunikationsmetoder.
Delen om att känna till sitt budskap i förväg är så viktig. Jag brukar svamla när jag inte har tänkt igenom saker och ting.
Är det någon annan som är skyldig till att multitaska under videosamtal? De här tipsen påminner mig om att fokusera mer på samtalet.
Jag uppskattar förslaget om videomeddelanden. Det har hjälpt mig att få bättre kontakt med teammedlemmar på distans.
Artikeln tar upp bra poänger, men jag tycker att den förenklar hur komplex mänsklig kommunikation kan vara.
Att vara koncis är svårare än det verkar. Jag har alltid svårt att komma direkt till saken utan att verka abrupt.
Ibland känns det som att tekniken har gjort oss för tillgängliga. Vi förväntas svara omedelbart på allt.
Grammatiktipset är avgörande. Inget undergräver trovärdigheten snabbare än dålig stavning och grammatik i professionell kommunikation.
Intressant poäng om kroppsspråk. Jag insåg aldrig hur mycket min hållning kan påverka hur andra tar emot mitt budskap.
Tekniken har definitivt gjort oss till lata kommunikatörer. Jag kommer på mig själv med att använda förkortningar även i professionella mejl ibland.
Jag har börjat implementera förslaget om fysiska möten på jobbet och har märkt en enorm förbättring i teamkommunikationen.
Samma principer gäller även för vardagliga samtal. Tydlig kommunikation hjälper till att förhindra missförstånd i alla sammanhang.
De här tipsen verkar vara inriktade på affärskommunikation. Hur är det med vardagliga samtal med vänner?
Aktivt lyssnande är förmodligen den mest underskattade färdigheten som nämns här. Vi är alla så fokuserade på vad vi vill säga härnäst.
Jag tycker att delen om att skära bort överflödigt språk är särskilt användbar för jobbmejl. Jag tenderar att överförklara allt.
Artikeln missade att nämna kulturella skillnader i kommunikation. Ögonkontakt är inte alltid lämpligt i vissa kulturer.
Ja! Jag kommer på mig själv med att prata blixtsnabbt under presentationer. Djupa andetag och medveten takthållning hjälper mig mycket.
Kämpar någon annan med att prata för snabbt när de är nervösa? Tipset om att prata långsamt träffade verkligen rätt för mig.
Förslaget om videomeddelande är intressant. Jag har aldrig tänkt på att använda det som en medelväg mellan sms och möten ansikte mot ansikte.
Faktum är att jag tycker att handskrivna lappar är mer meningsfulla. De visar att du tog dig tid att noggrant överväga dina ord. Jag skriver fortfarande tackkort för hand.
Jag håller inte med om förslaget om handskrift. I dagens digitala tidsålder verkar det opraktiskt. De flesta föredrar snabb digital kommunikation.
Poängen om ögonkontakt resonerar starkt med mig. Jag märker att jag tittar på min telefon även under personliga samtal ibland. Måste jobba på det.
Riktigt insiktsfull artikel om effektiv kommunikation. Jag har märkt att min egen kommunikation har lidit sedan jag förlitat mig så mycket på snabba textmeddelanden och sociala medier.