11 maneiras de se comunicar da forma mais eficaz possível

Todos nós nos encontramos em uma situação precária de falta de comunicação. Uma mensagem que você tentou transmitir parece obscura e desorganizada; um e-mail que você conduziu é prolixo e difícil de decifrar.

Presumimos que a mensagem que entregamos é a mensagem exata recebida, mas isso simplesmente não é o caso. Com o passar dos anos, à medida que a tecnologia se modernizou, chegamos a um estado de obter uma mera escassez de entendimento sobre como nos comunicarmos adequadamente uns com os outros.

Como a tecnologia afetou a forma como nos comunicamos?

Os dispositivos mais recentes e os avanços tecnológicos estão ao nosso alcance hoje, e é por meio desses métodos que podemos enviar mensagens com muito mais rapidez.

No entanto, em um mundo em que somos capazes de nos comunicar em questão de segundos por meio de mídias tecnológicas e mídias sociais, perdemos contato com nossa capacidade de nos comunicarmos com outras pessoas de maneira clara e eficiente.

Confiamos na facilidade e simplicidade dos aplicativos sociais e dos canais de mensagens que nos permitem enviar mensagens rápidas que podem ser sucintas, mas sem conteúdo.

A tecnologia torna a taxa de comunicação muito mais rápida, mas oferece espaço para a falta de clareza e informações, levando à falta de comunicação.

O que acontece quando ocorre uma falha de comunicação?

Quando uma mensagem perde sua eficácia durante o processo de entrega, o destinatário pode processá-la de maneiras que não foram intencionais pelo remetente.

Uma mensagem distorcida pode fazer com que o receptor fique zangado, triste, chateado, agitado, ansioso ou qualquer emoção negativa que possa resultar de uma mensagem pouco clara.

Como nos comunicamos de forma eficaz?

Para ser eficaz, a comunicação deve ser praticada, clara, concisa e confiante.

Aqui estão 11 maneiras de garantir que sua comunicação seja o mais eficaz possível.

1. Saiba qual mensagem você está tentando transmitir

Ao enviar uma mensagem, é fundamental que você saiba exatamente o que está tentando dizer. Se você está simplesmente convidando um amigo para tomar um café ou pedindo um aumento ao seu chefe, você precisa estar totalmente ciente de sua intenção para que ela seja transmitida com clareza.

Se você está planejando um café com seu amigo para dizer a ele algo importante, esse deve ser o tom da mensagem que você está transmitindo. Eles devem estar cientes de que há um motivo para a reunião, para que não sejam surpreendidos por uma conversa profunda se estiverem esperando uma conversa alegre.

Ao pedir um aumento ao seu chefe, ele ou ela deve ser informado disso. Eles devem saber que o aumento é o motivo da sua conversa ou, pelo menos, devem estar cientes de que você deseja discutir algo importante; isso deve ser mencionado quando você discute inicialmente a conversa.

2. Faça contato visual

O contato visual é a base de uma comunicação forte. Estabelece credibilidade, confiança e honestidade.

Se você estiver constantemente desviando o olhar da pessoa com quem está falando, permitindo que seus olhos se afastem ou vagem, a pessoa sentirá vibrações nervosas e desconfortáveis de você. Eles terão a impressão de que você não está falando sério ou de que não confia em suas palavras.

Olhe alguém diretamente nos olhos quando estiver falando com essa pessoa, mas faça isso naturalmente. Você não quer olhar para eles e deixá-los desconfortáveis com o foco a laser, mas quer que eles sintam que você acredita no que está dizendo.

3. Fale devagar e enuncie

Ao falar com alguém sobre um ponto que você está tentando transmitir, é fácil ficar animado ou ansioso, o que acelera sua fala e faz com que você tropece em suas palavras.

É preciso foco e atenção para falar de uma forma fácil de entender. Você pode ser um falador naturalmente rápido, geralmente prestando pouca atenção à sua entrega. No entanto, ao tentar transmitir uma mensagem, você deve controlar diligentemente sua velocidade e enunciar suas palavras com clareza.

Falar em um ritmo constante é mais confiante do que falar rápido. Isso ajuda a uma melhor compreensão do ouvinte; é mais provável que ele interprete sua mensagem da maneira que você pretende que ela seja recebida.

4. Use habilidades de escuta ativa

Em uma conversa, você não está apenas entregando sua própria mensagem, mas está recebendo outra mensagem da outra pessoa envolvida. Assim como você está tentando transmitir seus pensamentos, a outra pessoa também está; ela se dá ao trabalho de ouvi-lo e isso deve ser retribuído.

Você deve usar habilidades de escuta ativa e reflexiva para se comunicar adequadamente. Permita que a pessoa entregue a mensagem e mostre que você está absorvendo o que ela está dizendo.

Faça contato visual, acene com a cabeça, mostre uma expressão preocupada quando necessário. Essas são dicas simples para aproveitar ao tentar transmitir a alguém que você está realmente prestando atenção à mensagem dessa pessoa.

A escuta ativa não é apenas eficaz, mas também respeitosa. Isso desenvolverá confiança e credibilidade com a pessoa com quem você está interagindo e aumentará a crença dela em sua mensagem quando for sua vez de falar.

5. Escreva sua mensagem à mão

Às vezes, mensagens escritas à mão são mais eficazes do que conversas físicas. Uma nota escrita à mão permite que você passe mais tempo pensando sobre o que deseja transmitir à pessoa que a recebe.

Ao escrever uma carta, você pode refletir sobre suas palavras antes de enviá-las. Você pode editar seu palavreado para criá-lo de uma maneira mais eficaz. Você pode apagar e desfazer, revisar e corrigir, além de dar o devido cuidado e atenção à formulação de sua mensagem.

Embora as mensagens escritas não permitam o uso de tom e inflexão, elas oferecem mais tempo e oportunidade de organizar sua mensagem da maneira mais clara e eficaz possível.

6. Agende uma reunião presencial

Algumas mensagens exigem uma conversa cara a cara. Use seu bom senso quando se trata de selecionar o meio de sua escolha e, quando apropriado, salve sua mensagem para uma interação pessoal em vez de enviar uma mensagem de texto levianamente.

Falar com alguém cara a cara permite que eles saibam que a mensagem que você está enviando é de alta prioridade. Quando temos tantos métodos de entrega à nossa disposição hoje, optar por uma interação física em vez de tecnológica mostra à outra pessoa exatamente o quão imperativa é a mensagem.

Reserve um tempo para agendar uma reunião com a pessoa com quem você pretende falar, e isso permitirá que você entregue sua mensagem com confiança, com a capacidade de injetar a inflexão e o tom desejados.

7. Enviar uma mensagem de vídeo

Há muitas mensagens que podem ser enviadas por texto, mensagem direta ou por meio de qualquer aplicativo de mídia social. No entanto, algumas mensagens merecem uma voz e justificam uma mensagem de vídeo.

Se você não conseguir ter a conversa desejada pessoalmente, grave um vídeo de si mesmo conversando com a pessoa para quem deseja enviar sua mensagem.

Existem alguns benefícios nesse método de entrega. Se você cometer um erro, poderá excluir o vídeo e começar de novo. Você tem tempo para se preparar e, se necessário, pode ter cartões de notas à sua frente, fora da vista da câmera. Você também não precisa se preocupar em ser interrompido.

Enviar uma mensagem de vídeo é uma alternativa eficiente para uma conversa cara a cara, permitindo que você verbalize sua mensagem sem ter que se preocupar com a falha de comunicação comum que resulta de uma mensagem transcrita.

8. Aprimore a gramática e a pontuação

Quando uma mensagem está cheia de erros gramaticais, ortográficos e erros de digitação, é muito mais difícil decifrar o verdadeiro significado.

Os erros geralmente levam à ambigüidade. Quando uma mensagem não está clara devido à baixa gramática e pontuação, o receptor deve tentar interpretar a mensagem sozinho, com seu próprio conhecimento e compreensão. Isso permite interpretações errôneas e equívocos.

As mensagens escritas precisam ser lidas com clareza. Você deve reservar o tempo necessário para revisar e fazer as revisões apropriadas em sua mensagem antes de enviá-la ao destinatário.

Elimine a margem de erro na comunicação editando seus pensamentos e palavras antes de enviá-los.

9. Use uma linguagem corporal confiante

Se você está debruçado ou sentado de forma caída, isso indica falta de seriedade. Parece ao ouvinte que suas palavras não têm muita importância para você, e a mensagem pode ser interpretada como indiferente.

Você quer se levantar ou sentar de uma forma que exale competência e demonstre confiança e honestidade. Se você estiver usando uma linguagem corporal confiante, a pessoa que recebe sua mensagem está mais inclinada a acreditar nela.

Uma linguagem corporal confiante gera maior fé no caráter e na integridade de uma pessoa. Essas são características essenciais para uma comunicação eficaz e, se estiverem presentes, construirão a força e a substância de sua mensagem.

10. Corte a linguagem estranha

A comunicação pode ficar confusa quando é muito prolixa. Se você está entregando sua mensagem pessoalmente ou por meio de um meio escrito, você deve fazer o possível para evitar linguagem estranha.

Mantenha suas frases simples e use palavras que sejam amplamente conhecidas e compreendidas. Você quer evitar confusões e contornar incertezas.

Manter o mínimo de palavras mostra ao receptor que você está tentando transmitir um determinado ponto. Você não está adicionando palavreado auxiliar que simplesmente aumenta o tamanho da sua mensagem, mas está mantendo sua frase clara e concisa. Isso elimina qualquer falta de entendimento na interpretação de sua mensagem.

11. Vá direto ao ponto

Se você tem um argumento que está tentando fazer, não faça rodeios. Talvez comece com uma pequena conversa, mas fora isso, vá direto ao ponto.

Se você adicionar anedotas à sua mensagem, histórias desnecessárias ou um monte de bobagens, o ouvinte provavelmente presumirá que você não é tão sério quanto realmente é. Se você está discutindo a ideia principal da sua mensagem, não está sendo claro. Você está adicionando obscuridade desnecessária.

Seja conciso em sua mensagem. Mantenha o foco, não se afaste do assunto em questão e reduza ao mínimo as conversas complementares. Isso desvia a atenção do ponto de sua mensagem, e você deve fazer o possível para mantê-la breve e sucinta.

Com essas 11 dicas em mente, você pode se aventurar com confiança em sua próxima oportunidade de se comunicar. Use esses dispositivos a seu favor e suas mensagens serão entregues da forma mais eficiente possível.