We zijn allemaal in een precaire situatie van miscommunicatie terechtgekomen. Een bericht dat je hebt geprobeerd over te brengen, komt duister en ongeorganiseerd over; een e-mail die je hebt gestuurd is omslachtig en moeilijk te ontcijferen.
We gaan ervan uit dat het bericht dat we bezorgen precies het bericht is dat is ontvangen, maar dat is gewoon niet het geval. Door de jaren heen, toen de technologie is gemoderniseerd, hebben we slechts een gebrek aan inzicht gekregen over hoe we op de juiste manier met elkaar kunnen communiceren.
Welke invloed heeft technologie gehad op de manier waarop we communiceren?
De nieuwste apparaten en technologische ontwikkelingen zijn vandaag binnen handbereik, en dankzij deze methoden kunnen we veel sneller berichten verzenden.
In een wereld waarin we echter binnen enkele seconden kunnen communiceren via technologische media en sociale media, hebben we het contact verloren met ons vermogen om op duidelijke en efficiënte manieren met anderen te communiceren.
We vertrouwen op het gemak en de eenvoud van sociale apps en berichtenkanalen waarmee we snelle berichten kunnen sturen die misschien beknopt zijn, maar weinig inhoud hebben.
Technologie maakt de communicatie veel sneller, maar biedt ruimte voor onduidelijkheid en informatie, wat leidt tot miscommunicatie.
Wat gebeurt er als er miscommunicatie plaatsvindt?
Wanneer een bericht tijdens het bezorgproces zijn effectiviteit verliest, kan de ontvanger het bericht verwerken op manieren die de afzender onbedoeld had bedoeld.
Een bericht dat scheef staat, kan ervoor zorgen dat de ontvanger boos, verdrietig, overstuur, geagiteerd, angstig of een negatieve emotie wordt die het gevolg kan zijn van het tegenkomen van een onduidelijke boodschap.
Hoe communiceren we effectief?
Om effectief te zijn, moet communicatie geoefend, duidelijk, beknopt en zelfverzekerd zijn.
Hier zijn 11 manieren om ervoor te zorgen dat uw communicatie zo effectief mogelijk is.
1. Weet welke boodschap je probeert over te brengen
Wanneer u een bericht verstuurt, is het absoluut noodzakelijk dat u precies weet wat u probeert te zeggen. Of je nu gewoon een vriend vraagt om een kop koffie te drinken of je baas om een loonsverhoging vraagt, je moet je volledig bewust zijn van je intentie, zodat deze duidelijk wordt overgebracht.
Als je een koffiedate met je vriend plant om hem iets belangrijks te vertellen, zou dat de toon moeten zijn van de boodschap die je overbrengt. Ze moeten ervan op de hoogte worden gebracht dat er een reden is voor de bijeenkomst, zodat ze niet overrompeld worden door een diepgaand gesprek als ze luchtig geklets verwachten.
Als je je baas om een loonsverhoging vraagt, moet hij of zij hiervan op de hoogte worden gesteld. Ze moeten weten dat de verhoging de reden is voor uw gesprek, of ze moeten zich er op zijn minst van bewust zijn dat u iets belangrijks wilt bespreken; dit moet worden vermeld wanneer u het gesprek voor het eerst bespreekt.
2. Oogcontact maken
Oogcontact is de basis van sterke communicatie. Het zorgt voor geloofwaardigheid, vertrouwen en eerlijkheid.
Als je constant wegkijkt van de persoon met wie je spreekt en je ogen laat wegschieten of afdwalen, zal de persoon nerveuze en ongemakkelijke gevoelens van je opvangen. Ze zullen de indruk hebben dat je niet meent wat je zegt, of dat je geen vertrouwen hebt in je woorden.
Kijk iemand recht in de ogen als je met hem of haar spreekt, maar doe dat op een natuurlijke manier. Je wilt ze niet aanstaren en ze ongemakkelijk maken met laserfocus, maar je wilt dat ze het gevoel hebben dat je gelooft in wat je zegt.
3. Spreek langzaam en spreek
Als je met iemand praat over een punt dat je probeert over te brengen, raak je snel opgewonden of angstig, waardoor je de levering versnelt en je over je woorden struikelt.
Er is focus en aandacht nodig om op een begrijpelijke manier te spreken. Misschien ben je van nature een snelle prater, die meestal weinig aandacht besteedt aan je bevalling. Als je echter een boodschap probeert over te brengen, moet je ijverig je snelheid beheersen en je woorden duidelijk uitspreken.
In een gestaag tempo spreken komt zelfverzekerder over dan snel spreken. Dit bevordert een beter begrip voor de luisteraar; ze zijn eerder geneigd uw boodschap te interpreteren op de manier waarop u de boodschap wilt ontvangen.
4. Gebruik actieve luistervaardigheden
In een gesprek bezorg je niet alleen je eigen boodschap, maar ontvang je ook een ander bericht van de andere betrokken persoon. Net zoals je probeert je gedachten over te brengen, doet de andere persoon dat ook; ze nemen de tijd om naar je te luisteren en dit moet wederzijds zijn.
Je moet actieve en reflectieve luistervaardigheden gebruiken om goed te kunnen communiceren. Laat de persoon zijn of haar boodschap overbrengen en laat zien dat je begrijpt wat hij of zij zegt.
Maak oogcontact, knik met je hoofd, toon een bezorgde uitdrukking wanneer dat nodig is. Dit zijn eenvoudige tips waar je gebruik van kunt maken wanneer je iemand probeert over te brengen dat je echt aandacht besteedt aan hun boodschap.
Actief luisteren is niet alleen effectief, maar het is ook respectvol. Dit zal vertrouwen en geloofwaardigheid ontwikkelen bij de persoon met wie je omgaat en zal hun geloof in je boodschap vergroten wanneer het jouw beurt is om te spreken.
5. Schrijf je bericht met de hand
Soms zijn handgeschreven berichten effectiever dan fysieke gesprekken. Met een handgeschreven notitie kun je meer tijd besteden aan het nadenken over wat je wilt overbrengen aan de persoon die het briefje ontvangt.
Als je een brief schrijft, kun je nadenken over je woorden voordat je ze verstuurt. U kunt uw woordenschat bewerken om deze op een effectievere manier te maken. U kunt uw bericht wissen en ongedaan maken, herzien en corrigeren en de juiste zorg en aandacht schenken aan de formulering van uw bericht.
Hoewel geschreven berichten geen gebruik maken van toon en verbuiging, bieden ze u meer tijd en gelegenheid om uw boodschap zo duidelijk en effectief mogelijk te formuleren.
6. Plan een persoonlijk gesprek
Sommige berichten vragen om een persoonlijk gesprek. Gebruik je gezond verstand bij het kiezen van het medium naar keuze, en bewaar je bericht indien nodig voor een persoonlijke interactie in plaats van luchtig een sms te sturen.
Door persoonlijk met iemand te praten, weten ze dat het bericht dat je verstuurt een hoge prioriteit heeft. Als we tegenwoordig zoveel leveringsmethoden tot onze beschikking hebben, laat de keuze voor een fysieke interactie in plaats van een technologische interactie de ander precies zien hoe belangrijk de boodschap is.
Neem de tijd om een afspraak te maken met de persoon met wie u wilt spreken, zodat u uw boodschap vol vertrouwen kunt overbrengen met de mogelijkheid om de gewenste verbuiging en toon te injecteren.
7. Een videoboodschap verzenden
Er zijn veel berichten die kunnen worden verzonden via sms, een direct bericht of via een app voor sociale media. Sommige berichten verdienen echter een stem en rechtvaardigen een videoboodschap.
Als u het gewenste gesprek niet persoonlijk kunt voeren, neem dan een video op waarin u praat met de persoon aan wie u uw bericht wilt overbrengen.
Deze manier van bezorgen heeft een aantal voordelen. Als je een fout maakt, kun je de video verwijderen en opnieuw beginnen. Je hebt tijd om jezelf voor te bereiden, en indien nodig kun je notitiekaarten buiten het zicht van de camera voor je hebben liggen. Je hoeft je ook geen zorgen te maken dat je wordt onderbroken.
Het verzenden van een videoboodschap is een efficiënt alternatief voor een persoonlijk gesprek, zodat u uw boodschap kunt verwoorden zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over de veelvoorkomende miscommunicatie die het gevolg is van een getranscribeerd bericht.
8. Grammatica en interpunctie opfrissen
Wanneer een bericht vol grammaticale fouten, spelfouten en typefouten zit, is het veel moeilijker om de ware betekenis te ontcijferen.
Fouten leiden vaak tot onduidelijkheid. Als een bericht onduidelijk is vanwege slechte grammatica en interpunctie, moet de ontvanger proberen de boodschap zelf te interpreteren, met eigen kennis en begrip. Dit maakt misverstanden en misverstanden mogelijk.
Schriftelijke berichten moeten duidelijk worden gelezen. U moet de tijd nemen die nodig is om uw bericht te proeflezen en de nodige herzieningen aan te brengen voordat u het naar de ontvanger stuurt.
Maak ruimte voor communicatiefouten door je gedachten en woorden te bewerken voordat je ze verstuurt.
9. Gebruik zelfverzekerde lichaamstaal
Als je onderuitgezakt zit of onderuitgezakt zit, duidt dit op een gebrek aan ernst. Het lijkt voor de luisteraar dat je woorden niet veel belang voor je hebben, en de boodschap kan als flauw worden geïnterpreteerd.
Je wilt staan of zitten op een manier die competentie uitstraalt en vertrouwen en eerlijkheid uitstraalt. Als je zelfverzekerde lichaamstaal gebruikt, is de persoon die je boodschap ontvangt eerder geneigd om het te geloven.
Zelfverzekerde lichaamstaal zorgt voor meer vertrouwen in iemands karakter en integriteit. Dit zijn eigenschappen die noodzakelijk zijn voor effectieve communicatie en als ze aanwezig zijn, zullen ze de kracht en inhoud van uw boodschap vergroten.
10. Verwijder vreemde taal
Communicatie kan rommelig worden als het te langdradig is. Of u uw boodschap nu persoonlijk of via een geschreven medium overbrengt, u moet uw best doen om vreemde taal te vermijden.
Houd je zinnen eenvoudig en gebruik woorden die algemeen bekend en begrepen zijn. Je wilt verwarring vermijden en onzekerheid omzeilen.
Als u zo min mogelijk woorden gebruikt, laat u de ontvanger zien dat u een bepaald punt probeert over te brengen. Je voegt geen extra woordenschat toe die alleen maar bijdraagt aan de lengte van je boodschap, maar je houdt je formulering duidelijk en beknopt. Dit neemt elk gebrek aan begrip bij de interpretatie van uw boodschap weg.
11. Kom meteen ter zake
Als je een punt probeert te maken, draai er dan niet omheen. Misschien beginnen met een praatje, maar verder, kom ter zake.
Als je anekdotes aan je bericht toevoegt, onnodige verhalen of een hoop flauwekul, gaat de luisteraar er waarschijnlijk van uit dat je niet zo serieus bent als je eigenlijk zou kunnen. Als je rond het hoofdidee van je boodschap danst, ben je niet duidelijk. Je voegt er onnodige duisterheid aan toe.
Wees beknopt in je boodschap. Houd het scherp, laat je niet afleiden van het onderwerp dat aan de orde is, en beperk aanvullende gesprekken tot een minimum. Dit leidt af van de strekking van uw boodschap en u moet uw best doen om uw boodschap kort en bondig te houden.
Met deze 11 tips in het achterhoofd kun je vol vertrouwen je volgende kans aangrijpen om te communiceren. Gebruik deze apparaten in uw voordeel en uw berichten worden zo efficiënt mogelijk afgeleverd.
Zijn er nog meer mensen die zich schuldig maken aan multitasken tijdens videogesprekken? Deze tips herinneren me eraan om me meer op het gesprek te concentreren.
Ik ben begonnen met het implementeren van de suggestie voor persoonlijke ontmoetingen op het werk en heb een enorme verbetering in de teamcommunicatie opgemerkt.
Actief luisteren is waarschijnlijk de meest onderschatte vaardigheid die hier wordt genoemd. We zijn allemaal zo gefocust op wat we hierna willen zeggen.
De suggestie voor een videoboodschap is interessant. Ik had er nooit aan gedacht om dat te gebruiken als een middenweg tussen sms'en en persoonlijke ontmoetingen.
Eigenlijk vind ik handgeschreven notities juist betekenisvoller. Ze laten zien dat je de tijd hebt genomen om zorgvuldig over je woorden na te denken. Ik schrijf nog steeds bedankbriefjes met de hand.
Ik ben het niet eens met de suggestie over handschrift. In het huidige digitale tijdperk lijkt het onpraktisch. De meeste mensen geven de voorkeur aan snelle digitale communicatie.
Het punt over oogcontact resoneert sterk met me. Ik betrap mezelf erop dat ik soms zelfs tijdens persoonlijke gesprekken naar mijn telefoon kijk. Daar moet ik aan werken.
Echt een inzichtelijk artikel over effectieve communicatie. Ik heb gemerkt dat mijn eigen communicatie eronder heeft geleden sinds ik zoveel vertrouw op snelle sms'jes en sociale media.
